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【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法。列を追加して見やすく分類

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法。列を追加して見やすく分類 SharePoint
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Sharepointサイトのページが増えてきたときの整理方法を投稿します。

サイトを管理して、ページでの発信を活用するとページが増えるのはよくあること。

どれが運用中で、どれが古い記事か、あるいはニュース投稿を使えばみるみるとページがたまっていきます。いたずらに作ったページは、「サイトのページ」一覧上に蓄積されていきます。コンテンツが増えると、分類する機能に限りがあるので違いがわかりづらいです。

ということで、「サイトのページ」上に列をひとつ追加して分類するようにしました。

ページライブラリの操作性は、リストやドキュメントライブラリと若干違うので少し迷ったのでメモしておきます。

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「サイトのページ」ライブラリ

サイト管理者であれば、触れることの多い機能の一つが「サイトのページ」でしょう。これってライブラリとして管理されています。「.aspx」ファイルが集まったライブラリということ。

「サイトのページ」機能については、以下のページで概要を投稿しています。

サイト上でページや、ニュース投稿、ニュースリンクを作成すると、この「サイトのページ」ライブラリに蓄積されていきます。

ニュース投稿は、以前は使わなかったのですが「サイトの利用状況」でアクセス分析ができるので、リストでお知らせを管理するよりは反応が見えるので使うようになりました(リストはアイテム単位のアクセスがわからない)。

しかし、ページが増えていくとサイト内で静的に配置しているページか、ニュース投稿で投稿したページか、違いが判らなくなってきました。

ページライブラリで予め用意されているビュー

「サイトのページ」一覧には、以下のビューが用意されています。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリに予め用意されているビュー)
ページライブラリに予め用意されているビュー
  • すべてのページ
  • 作成者順(モダンUIの既定
  • 最近の変更内容(更新日時順)
  • 編集者順
  • 自分が登録者

時間か、人か、といった分け方ですね。投稿している内容でで分ける場合には、任意のプロパティ列を用意の上、フィルターかけるかビューを作る必要があります。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリのデフォルトビューは作成者順)
ページライブラリのデフォルトビューは作成者順

ということでページライブラリにプロパティ列を追加して分類することにしました。

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SharepointモダンUIにおける「サイトのページ」整理方法

やることは簡単で「サイトのページ」上で列を追加するだけです。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリで列を追加する)
ページライブラリで列を追加する

▲ 「サイトのページ」上で列を作ります。「1行テキスト」や「選択肢」などの文字列型でよいでしょう。列の追加は、リストでやるときとなんら変わりはありません。

問題はここから。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリでの列編集はちょっとわかりづらい)
ページライブラリでの列編集はちょっとわかりづらい

▲ 操作するとリストとの違いにすぐ気づくと思います。ページリンクを押すとページが表示されるので、アイテムである列編集ができない。それではグリッドビューでエクセル的に編集と思いきやそのオプションもない。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリで列編集する場合はプロパティから行う)
ページライブラリで列編集する場合はプロパティから行う

▲ ページライブラリ上での列編集はちょっとクセがあって編集領域が隠れています。「・・・」から「その他」→「プロパティ」を選びます。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリで列編集する場合はプロパティから行う)

▲ 編集領域にたどり着けました。ここで編集できます。

アレコレメモ
アレコレメモ

編集できるまでのクリックが多くちょっと煩わしい。

クラシックUIのときに作った列には注意が必要

実は分類項目自体は以前のクラシックUI時代から用意していました。モダンUIを頻繁に使うようになってから以前用意していた列は、ページライブラリの一覧上に表示されているものの、編集ができなくなっていました。

以下は、ライブラリの設定画面です。

列ごとにコンテンツタイプが表示されています。コンテンツタイプというのは、列に対する、メタデータ (列)、ワークフロー、動作、およびその他の設定をまとめて再利用できるようにしたものです。

【Tips】Sharepoint「サイトのページ」整理方法(ページライブラリの挙動がクラシックUI、モダンUIで異なる)
ページライブラリの挙動がクラシックUI、モダンUIで異なる

▲ 画像上は、プライベートな環境なので問題ないのですが、職場ではクラシックUI時代に作った列(以前の分類)にはサイトページ・コンテンツタイプがありませんでした。

コンテンツタイプがないので、列編集ができなくなっていました。

同様なケースの記事を見つけました。

参考 SharePoint :「サイトのページ」ライブラリに列って追加できないんだったっけ?

まとめ

クラシックUIでも、モダンUIでもいま一つの操作性です。

ワードプレスでも静的なページは固定ページ、時系列でアーカイブする記事は投稿記事と役割が分かれています。分類も明確なのでこっちになれるとSharepointのページ管理はとても使いづらい。

ニュース投稿くらいはデフォルトでそれがわかるようにしてくれるといいのですが。

モダンUI完全化への過渡期ということで、そのうちよくなるような、改善を祈るような。

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