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Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方。表やグラフで一段映えるページに(表示・共有・連携)

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方。表やグラフで一段映えるページに(表示・共有・連携) SharePoint
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SharepointのモダンUIページにExcelを埋め込む方法について投稿します。

Sharepointページは、(クラシックUI時代からですが)OfficeファイルやPDFを埋め込むことが出来ます。多くのメンバーに資料を目に触れさせたい場面で有効です。

クラシックUIでの操作方法は触れません。当ブログはモダンUIのみに絞っています。

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Sharepointにエクセルを埋め込む意図

図表、グラフを使いたいときにはエクセルが有効と考えます。Sharepointの表、グラフ機能は進化してきてはいますが、やはり表現力ではエクセルに遠く及びません。

また、エクセルのデータ接続機能を使えば、埋め込み上の画面からデータ更新することも可能です。これであれば、閲覧者に最新データを常に提供するといった運用も可能です。

PowerBIが使えるとさらに表現が広がるものの、法人プラン的には一段上になるので導入企業によっては+αのコストが必要になります。その点、Sharepointを導入している企業でエクセルが使えないところはまずないでしょう。

シンプルな棒グラフ・円グラフでよければ

SharepointでExcelを埋め込む二つのWebパーツ

モダンUIでは、モジュラー式にWebパーツを埋め込むエディターが採用されています。エクセルを埋め込む方法としては、次の二つのWebパーツがあります。

  1. ファイルビューアー
  2. 埋め込み(iframeコード)

1. ファイルビューアー

使いやすいのは、「ファイルビューアー」Webパーツに思えました。ページ編集機能のみで操作が完結します。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(ファイルビューワーからエクセルを埋め込む)

私がプライベートで使っているテナントには「おすすめ」Webパーツとして、ファイルビューアーが入っていました。表示されていない場合は、検索ウィンドウで「ファイル」と打ち込めば表示されるはずです。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込むエクセルを指定する)

▲ Webパーツを選択すると、ドキュメント選択画面になります。対象のエクセルを選択して「挿入」します。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(Sharepoint上にエクセルが埋め込まれる)

▲ 初期は保存時の最終選択シート・セル付近が表示されます。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みの設定)

▲ 左の「✏」マークで詳細設定を行います。詳細設定で出来ることは次の通り。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(エクセルの表示範囲指定)
  • シートの選択
  • グリッド線の表示・非表示
  • 行列の見出し表示・非表示
  • 列の並べ替えとフィルターの有効・無効
Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(エクセルの表示範囲指定)

▲ シートの選択は「ブック全体」「グラフ」「テーブル」「範囲」指定などができます。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みでのグリッド戦の非表示)

▲ 埋め込みの場合は、グリッド線を非表示にするとすっきりしそうです。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みの行列見出しの非表示)

▲ 行列の見出しもなくても良さそう。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(エクセルのフィルターや並び替えを有効にできる)

▲ 並べ替えやフィルターは、公開するエクセルの性質で使い分けると良いでしょう。

少しデータ量の多いピボットテーブルを作って埋め込みましたが、フィルターやスライサーの反応が今ひとつ悪かったです。改善されていくものだとは考えますが、あまりに反応が悪ければ取り除いたほうが良さそう。

「ファイルビューアー」Webパーツで出来ることはこのくらいです。ダウンロードの制御ができないようです。

2. 埋め込み(iframeコード)

HTMLのiframeコードを取得して埋め込むこともできます。こちらは次の手順で埋め込みます。

  1. オンラインでエクセルファイルを開き、iframeコードを取得する
  2. ページ編集の「埋め込み」Webパーツにiframeコードを張り付ける

iframeコードの取得

まず対象となるエクセルファイルをSharepoint上に格納したうえで、ブラウザで開きます。ここではデスクトップアプリではなく、エクセルオンラインで開きます。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(iframeコードによる埋め込み)
Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(iframeコードによる埋め込み)

▲ ツールバーのファイルメニューを開き、「共有」「埋め込み」と遷移します。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(iframeコードによる埋め込み)

▲ ファイルビューアーより少し細かく制御できる画面が表示されます。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(エクセルの表示範囲を指定する)

▲ 表示するデータ領域は「ブック全体」「テーブル」「グラフ」「範囲」から指定できます。

「ブック全体」は選択するだけでOK、「テーブル」や「グラフ」は名前定義しておけば選びやすいでしょう。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(iframeコードによる埋め込みはプレビューみながら行う)

▲ 「範囲」はプレビューを見ながら自分で選択します。操作は慣れが必要な感じです。表示領域の調整もなんかクセがあります。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みエクセルの外観設定)

▲ グリッド線の表示・非表示、行列の見出し表示・非表示も制御できます。ファイルビューアーでは選択肢としてなかったダウンロードに関する制御も加わっています。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みエクセルの操作設定)

▲ 列の並べ替えとフィルターの有効・無効もファイルビューアー同様の指定です。セル入力や開始セルの選択肢がこちらでは加わっています。

一通り調整できたら、iframeコードを取得します。サイズが数値で指定できるので最も閲覧されやすいデバイスサイズで見ながら設定してもよいと思います。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みエクセルのiframeコードを取得する)

iframeコードの埋め込み

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(埋め込みWebパーツからのエクセル埋め込み)

コードが取得できたら「埋め込み」Webパーツで設定します。

こちらもおすすめのWebパーツになっているのですぐに見つかると思います。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(iframeコードを貼り付ける)

取得したコードを貼り付けます。「ページに合わせてサイズ変更」を有効にしてくれると、Sharepoint側でサイズ調整してくれます。

Sharepointにエクセルを埋め込む方法・やり方(実際に埋め込まれたエクセル)

▲ 実際に埋め込んだ様子。表題が微妙に切れてますね… まぁ、問題ないでしょう。

ダウンロードをさせないための工夫

iframeコードによる埋め込みでは、ダウンロードリンクを非表示にすることはできますが、実際のエクセルファイルを開くことはできます。本当にダウンロードさせないようにするには、Sharepointの権限設定で制御する必要があります。

まとめ(テーブルやグラフ埋め込みがよさそう)

エクセルの埋め込みはさほど難しくないです。慣れれば1分で出来ます。

最近のエクセルは綺麗にデータ可視化できるようになりましたよね。Sharepointとうまく組み合わせて使いたいところです。エクセルで綺麗にグラフを作るコツなんかは、Udemyで動画を探すと結構見つかります。

参考 Udemy「Excelデータビジュアリゼーションの検索結果」

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