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【前編】SharepointでのFAQサイトの作り方・作成方法。リストを使ってOKWAVEを真似てみる。

【前編】SharepointでのFAQサイトの作り方・作成方法。リストを使ってOKWAVEを真似てみる。 SharePoint
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Sharepointを使いはじめると用途としてよく用いられる「FAQ(よくある質問、Q&Aリスト)」、その作り方を記事投稿します。

社内ポータルサイトのコンテンツの一部、または独立したコンテンツとして作られることがあろうかと思います。単純に質問回答さえ用意すれば、それなりの体裁にはなります。

いまだにエクセルで管理していると、デジタルネイティブな新入社員に白い目で見られそうです(ベテランが非効率なやり方を押し付けるという現象)

FAQサイトのイメージは人それぞれな感じもしそうなので、ここはOKWAVE(オーケーウェブ)さんのサイト構造を参考にしながら真似てみます。

テンプレートアプリとか探さなくてもスクラッチでいけますよ。

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OKWAVE(オーケーウェブ)のFAQ

お手本にするFAQはこちら。

本体となるユーザー参加型のOKWAVEを真似るのではなく、「OKWAVEの使い方」に関するFAQとなっています。シンプルでありがちなFAQの形態をしているのでお手本にさせてもらいました。

アレコレメモ
アレコレメモ

OKWAVEはコンタクトセンター業界の雄ですしね。

見えているインターフェースからの機能や仕様は次の通り。

参考にしたFAQ主な機能
  1. FAQは一つの記事で一つの質問と回答を含んでいる
  2. 記事はIDで管理、登録日時・更新日時もわかるようになっている
  3. カテゴリで記事を分類している
  4. 記事の中では、同一カテゴリが表示される仕組みになっている
  5. アンケートで記事の質を高める工夫がされている
  6. 最新のFAQがわかるようになっている
  7. 閲覧の多いFAQがわかるようになっている
  8. 解決できなかった場合にお問い合わせフォームが備わっている
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(OKWAVEの洗練されたFAQ)
OKWAVEの洗練されたFAQ
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(OKWAVEの洗練されたFAQ)

Sharepointでどう作るか

OKWAVEに近しいインターフェースにしようとした場合、私が作るとしたら次の機能のいずれかを使うと思います。

Sharepointで作るFAQ
  1. リスト:自由度・情報量が低いSharepointに不慣れな登録者でも投稿しやすい
  2. ページ:自由度・情報量が高いSharepointに不慣れな登録者では投稿しづらい
  3. リストとページの併用
    • 上記の折衷案、FAQで最も見られている記事、問い合わせ窓口の負担が大幅に軽減できるものはSharepointに慣れた人がページで可読性の高い、丁寧な記事を作る
    • 上記以外から外れるものは、リストを使って多くの人に登録してもらう

機能と実現可否

ページ、リストでの対応可否は次の通りとなります。

  • この記事投稿時点のもので、未来に解消される可能性があります。
  • また、私ができないと思っても解決策に気付いていないだけの可能性があるので参考程度にしてください。
  • モダンUIでのやり方のみに触れます。クラシックUIではまた違う結果になります。
機能 リスト ページ 併用型
QAの記事管理
記事のカテゴリ分類
記事内での同一カテゴリの表示 N/A △(ページのみ可)
記事内でのアンケート表示 N/A △(ページのみ可)
記事一覧としての最新FAQの表示
記事一覧としての閲覧が多いFAQの表示 N/A
(ページのみアクセス取得可、
閲覧数で自動ソートは不可)
問い合わせフォームの設置
(リンクではなくフォームの表示として)
N/A △(ページのみ可)

上記の通り、「閲覧が多いFAQの表示」はSharepointではちょっと厳しめです。

リストのアイテムはアクセス数が取得できません。

ページの場合はアクセス数は取れるものの、それを「閲覧数が多い記事一覧」としてアーカイブすることができません(ワードプレスでは当たり前の機能なんですけどね)。

アレコレメモ
アレコレメモ

Webパーツのニュース機能を使うことでアクセス数の表示まではできるのでアクセス数の多い記事はわかります。

本記事の展開

リスト、ページでそれぞれ作ってみます。記事は前編と後編で二つに分けます。

この記事は前編でリストでのFAQ作成方法とします。

Sharepointリストで作るFAQサイト

完成系

単一ページ内にFAQリストを盛り込む構成にします。

「機能と実現可否」で触れた通り、以下を盛り込んでいます。

  • QAの記事管理
  • 記事のカテゴリ分類
  • 記事一覧としての最新FAQの表示
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(完成形、それっぽい?)
完成形、それっぽい?

前提条件

  • ページ、リスト設置・編集などの権限があること
  • リスト操作については、最小限の説明とします
    (より詳細に説明した記事を過去に投稿しています)
  • HTMLやJSONには触れないやさしい記事です

リストの概念が全くわからない人は先に読んでおくことをオススメします。

リスト設計とページ構成

リストは一つで管理します。複数カテゴリ表示に対応させるため、ビューを複数作成します。

リスト設定

列名称 種類(データ型)
ID (リスト作成時にできるものを流用)
Q. 質問 一行テキスト(既定のタイトル列を名称変更)
A. 回答 複数行エディタ(画像、表、リンクを入れられるように拡張リッチテキストを使う)
登録者 (リスト作成時にできるものを流用)
登録日時 (リスト作成時にできるものを流用)
分類 選択肢

ID、登録者、登録日時などはリストを作ると既定で作られます。差し支えなければ、これらを使うと良いでしょう。

ユニークなIDなんかは、任意文字列を含んだ形式を好まれる方もいるかもしれません。記事が長くなるので今回はやりませんが、思いつくところでは以下のような手段をとります。

  • 「ID + 集計値列」で任意の文字列を生成する
  • Power Automateで生成する

いずれの手段でも一旦アイテムを登録した後に、ユニークなIDが生成されます。

ビュー設定

リストは一つですが、ビューはたくさん用意します。カテゴリ名は組織で必要なものに読み替えてください。

No. ビュー名称 説明
1 カテゴリA カテゴリ分類用、質問のみで5つ表示する
2 カテゴリB 同上
3 カテゴリC 同上
4 カテゴリD 同上
5 最新のFAQ 最新FAQのみを5つ表示する
すべてのアイテム リストを作ると既定で作られるリストで主に登録用

使うページ

ページは、FAQを登録する人用のページ、FAQを見るだけの人用のページを準備します。

  1. リスト管理ページ
    • リストを作った時にできあがる一覧画面をFAQを登録する人用のページとして扱います。
  2. サイトのページ
    • リストをWebパーツとして挿入するためのページです。
    • FAQを閲覧する人用の画面として使います。

それでは実際に作ってみる

作業の流れ
  • 手順1
    リストを作る
  • 手順2
    リストにアイテム(FAQ)を登録していく

  • 手順3
    ビューを作る
  • 手順4
    閲覧者用ページにリストをWebパーツとして埋め込む
  • 手順5
    サイト内に閲覧者・投稿者それぞれのページへの動線を確保する

手順1 リストを作る

FAQを管理するためのリストを一つ作ります。

リストの作り方は以前、詳細に記事にしています。ここではポイントのみ触れていきます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ホーム画面からリストを作る)

▲ ホーム画面の「+新規』からリストを選び、「空白のリスト」で編集を開始します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(リストに名前をつける)

▲ 「名前」「説明」の入力欄があるのでそれぞれ適切なものを入力します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(既定のタイトル列の名前を変更する)
既定のタイトル列の名前を変更する
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法()

▲ すでにリスト構成には触れましたので、モダンUI上でさくさくと作っていきます。「タイトル」は「Q.質問」へ名称変更します。

あとは、以下の定義通りです。列を増やすのは「A. 回答」と「分類」のみで、あとは既定列を使いまわします。

列名称 種類(データ型)
ID (リスト作成時にできるものを流用)
Q. 質問 一行テキスト(既定のタイトル列を名称変更)
A. 回答 複数行エディタ(画像、表、リンクを入れられるように拡張リッチテキストを使う)
登録者 (リスト作成時にできるものを流用)
登録日時 (リスト作成時にできるものを流用)
分類 選択肢
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ビュー編集画面を呼び出す)
ビュー編集画面を呼び出す

「ID」「登録者」「登録日時」などは最初は表示されていないので、ビューの編集画面から表示させます。

「現在のビューの編集」より設定画面へ遷移します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法()
非表示のシステム列を表示する

▲ 必要な列を選びます。更新者・更新日時などはおまかせです。

「A. 回答」と「分類」の列を追加します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(足りない列を作る)

リスト一覧画面上から列を追加できます。

  • 「A. 回答」は「複数行テキスト」
  • 「分類」は「選択肢」

を選びます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(複数行テキストでは拡張リッチテキストを有効にしておく)

「A. 回答」の「複数行テキスト」は拡張リッチテキストをONにしておきましょう。

これで画像、表、ハイパーリンクなどの挿入が可能になります。単純なテキスト情報のみよりも情報の表現手段が増えるので使いたいところです。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(分類列の作成)

FAQのカテゴリ表示に対応させるために、「分類」列を選択肢として作ります。

同じ分類名称でビューを作るので、分類項目は事前に設計しておきます。

これで必要な列ができました。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(列の表示順序を変更する)

一覧画面上から列の並びを変更できるので、認識しやすい順序に並び替えます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(並び替え完了)
並び替え完了

▲ 並び替えが完了しました。なお、「A. 回答」については非表示にしておきました。複数行テキストの列はリストが縦長になりがちなので普段運用する一覧画面上では非表示にしておいたほうがスマートです。

手順2 リストにアイテム(FAQ)を登録していく

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(手動でアイテムを登録していく)
手動でアイテムを登録していく

▲ FAQ登録用のリストができたのでアイテムを登録していきます。エクセルなどから移行する方は、このタイミングでひとつひとつのFAQの精度を確認しておくとよいでしょう。

右側のコメント欄はこの記事を投稿する少し前に追加された機能です。それぞれのアイテムに対してコメントができるので変更管理や、注意喚起などに使えます。

アンナ
アンナ

時短のため、作り置きのFAQを出します(料理番組風)

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(FAQが完成した)

▲ FAQ一覧が出来上がりました。

手順3 ビューを作る

以下の定義に従い、ひとつずつビューを作ります。

No. ビュー名称 説明
1 カテゴリA カテゴリ分類用、質問のみで5つ表示する
2 カテゴリB 同上
3 カテゴリC 同上
4 カテゴリD 同上
5 最新のFAQ 最新FAQのみを5つ表示する
すべてのアイテム リストを作ると既定で作られるリストで主に登録用
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(既定のビューは「すべてのアイテム」)
既定のビューは「すべてのアイテム」

▲ 初期状態では、「すべてのアイテム」というビューが適用されています。

アレコレメモ
アレコレメモ

このビューにフィルターやソートを行い、その結果を別のビュー名称で保存します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(分類列でフィルターをかける)
分類列でフィルターをかける

▲ 一覧画面上で「分類」から「フィルター基準」を選んで、「カテゴリA」にフィルターします。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(必要に応じてソートする)
必要に応じてソートする

▲ 画面はIDが昇順に並んでいます。必要に応じて、登録日時の新しい・古い順などに変更してもよいと思います。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(Webパーツ埋め込み用に最小限の表示列)
Webパーツ埋め込み用に最小限の表示列

▲ Webパーツで埋め込むことを考慮して「Q. 質問」と「登録日時」以外は非表示にしてみました。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ビューに名前をつけて保存する)
ビューに名前をつけて保存する

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ビューに名前をつけて保存する)

▲ カテゴリAに絞った後に「ビューに名前をつけて保存」で「カテゴリA」と名前をつけます。

上記のビュー保存作業をカテゴリの数だけ行います。

アレコレメモ
アレコレメモ

一旦、「すべてのアイテム」ビューに戻って同じ操作をすると良いでしょう。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(登録日時でソートをかける)

▲ 最近作られたFAQを一覧にするには「登録日時」で新しい順にソートしなおしてそれを「最新のFAQ」ビューとして保存します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ひととおりのビューが完成した)
ひととおりのビューが完成した

ビューが一通りできました。

手順4 閲覧者用ページにリストをWebパーツとして埋め込む

ページを一つ作ってそこにFAQのリストをWebパーツとして入れます。これは見せるビューの数分行っていきます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ページを作る)

▲ ホーム画面から「+新規」→「ページ」で新規ページを作ります(トップページに入れる場合は作成不要です)。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ページを作る)

▲ ページ名称をつけます。ここでは「システムに関してのよくある質問」としておきました。

ページの編集方法、Webパーツ埋め込み方法などは以前の記事で触れています。ここではポイントのみに触れていきます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ページレイアウトのイメージ)
ページレイアウトのイメージ

▲ 上記のようなイメージでFAQを埋め込んでいきます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(セクションレイアウトからさくさくと骨組みを作る)
セクションレイアウトからさくさくと骨組みを作る

▲ 2段組のセクションを2つ、一段組のセクションを1つ作ります。これでリストを埋め込むエリアを5つ確保しました。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(リストWebパーツを埋め込む)
リストWebパーツを埋め込む
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(リストWebパーツを埋め込む)

▲ 5つのエリアに同じリストを入れ込んでいきます。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(表示リストの名前を変えてWebパーツの設定を開始する)
表示リストの名前を変えてWebパーツの設定を開始する

▲ リスト名は設定通りのものが表示されています。入れ込むビューごとに名称を変えていきます。その後は、左上の鉛筆✏︎ボタンを押してリストを設定します。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(リストWebパーツの設定)
リストWebパーツの設定

▲ 上記の通り設定します。アイテム数やコマンドバーの表示有無はお好みです。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ビューのリンクURLを取得する)

▲ 一つめのビューが入りました。もう一工夫でボタンを設置します。「すべて表示」と出ているテキストからビューのリンクURLが取得できます。これをコピーします。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ボタンWebパーツの設定)
ボタンWebパーツの設定
Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ボタンWebパーツの設定)

▲ ボタンWebパーツを使ってボタンを作ります。

あとは同じ要領で残りのビューを入れれば完成です。

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(ページが完成した)

手順5 サイト内に閲覧者・投稿者それぞれのページへの動線を確保する

Sharepointリストを使ったFAQサイトの作り方・作成方法(FAQの閲覧者・投稿者双方の動線を確保する)
FAQの閲覧者・投稿者双方の動線を確保する

あとは、閲覧用のページと登録用のページをサイトないのわかりやすい場所にリンクしておけば完成です。

こんなときは?

アクセス数をとって、その順序でリスト表示はできないことは記載しました。

任意のFAQを優先して表示することは可能です。「優先度」を示す列を作りその順序でソートしたものをビューに保存すれば可能です。

承認状態を示す列を作って承認されたFAQのみを表示した状態でビュー保存すれば可能です。

ワークフロー形式にするには、Power Automateを使う必要があります。

FAQをよく見る側からFAQを作る側に連絡できる手段を準備するべきでしょう。

ありきたりな電話・メール以外では、Microsoft formsの活用、あるいはリスト内にFAQ管理者へ通知するためのボタンをPower Automateで準備しておくなどの手段が考えられます。

アレコレメモ
アレコレメモ

Power AutomateでTeamsあたりで通知だしつつ、変更リクエストを別のリストに入れ込んで変更漏れがないように管理してもよいでしょうね。記事かきながらいいアイデアだと思った(やんないけど

まとめ

SharepointでのFAQサイトの作り方(前編:リスト)を投稿しました。

凝ったことをしようとしなければ、さほど難しくありません。質問と回答がわかればいいだけですしね。その割にエクセル管理に比べれば、コンテンツの可読性は格段に上がります。

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