Sharepointリストの作成方法・作り方。データはみんなシェアポで管理。

Sharepointリストの作り方・作成方法を記事投稿します。

Microsft365になって以降、TeamsからもSharePointリストが作れるようになって、よりリストがより身近になってきました。モダンUIで使い勝手もまして見た目もカジュアルになりました。

SharePointリストを使えば、エクセルで管理しているような台帳はほとんど置き換えられます。アイテムごとに表示されるのでみやすいですし、一覧の見せ方はビューによってデバイスごとに最適化できます。

自動化をキックするためのプラットフォームにもなるので作り方を押さえておきましょう。

Sharepointリストの概要
Sharepointリストの作り方
まとめ

Sharepointリストの概要

リストのキーワードや概念的な解説については、以前の記事で投稿しています。本記事では概念説明はせず、一つのリストが出来上がるまでを記載しています。

Sharepointリストの作り方

それでは作ってみます。本ブログでは、モダンUIを基本とします。

新規に作る

モダンUIになってからリストが作りやすくなっています。サイトコンテンツからでなくてもホーム画面からリストを作れます。

Sharepointリストの作成方法・作り方（新規にリストを作る） — 新規にリストを作る

▲ ホーム画面上部にある「+新規」→「リスト」で選びます。

Sharepointリストの作成方法・作り方（サイトコンテンツからリストを作る） — サイトコンテンツからリストを作る

▲ または、サイトコンテンツから「+新規」→「リスト」でも作れます。

Sharepointリストの作成方法・作り方（クラシックUIのアプリ画面からリストを作る） — クラシックUIのアプリ画面からリストを作る

▲ サイトコンテンツから「+新規」→「アプリ」で進むと以前のクラシックUIに戻ります。ここからカスタムリストを選んでも作れます。

ここからの流れは次の通りです。

リストを作る流れ

手順1
リスト名称を決める
わかりやすい名称にしましょう。
手順2
列を追加・定義する
型を決めておくと入力の揺らぎを防げます。
手順3
表の見た目を調整する
表示する列・しない列、列の順番を決めます。
終わり
データを投入する

お題（問題管理リスト）

今回は、企業にありがちな問題を管理するためのリストを作ってみます。

それぞれの列の設定は次の通りです。

「情報の種類」は列に入れる値のデータ型、決め事です。「説明」は、フォーム上で投稿者に何をいれるか説明する文章となります。

列の名称	情報の種類（データ型）	説明
問題点	1行テキスト
問題の説明	複数行テキスト	問題を説明してください
優先順位	選択肢	この問題の優先度を追加
状態	選択肢	問題の状態
担当者	ユーザーまたはグループ	問題が割り当てられている個人またはグループ
報告日	日付と時刻	問題が報告された日付
日前	集計値	問題が報告されてからの日数
問題のソース	ハイパーリンクまたは画像	問題が記録された場所 (チケット、カスタマーサポートへの電話など)
画像	イメージ	問題の写真または画像

手順1：リスト名称を決める

Sharepointリストの作成方法・作り方（リスト名称を決める） — リスト名称を決める

最初にリスト名称を入れます。利用者から見て迷わない名称が良いと思います。

必要に応じて、説明文章を入れます。

手順2：列を追加・定義する

Sharepointリストの作成方法・作り方（一覧表示画面から列を追加できるモダンUI） — 一覧表示画面から列を追加できるモダンUI

▲ モダンUIになってから列の追加や、ある程度の設定は一覧画面上でできるようになっています。より詳細な設定を行う場合は「⚙設定」からの「リストの設定」も併用します。

1行テキスト

この列はその名の通り、1行で表現できるテキストを入れる列です。

Sharepointリストの作成方法・作り方（列名称を変更する） — 列名称を変更する

今回の場合、「問題点」という列で使います。

この入力項目のみを必須入力として、元からあるタイトル列を名前を変えて使いまわします。

複数行テキスト

テキストを入れる列はもう一つあって、長い文章を入れる場合には「複数行テキスト」を使います。

一覧表示には、「1行テキスト」が便利で「複数行テキスト」はレイアウトが綺麗にならないので非表示にしたほうが見やすくなります。列の属性に応じて使い分けましょう。

Sharepointリストの作成方法・作り方（複数行テキストの列設定） — 複数行テキストの列設定

列の名前を決めて複数行テキストを選びます。

複数行テキストでは書式なし・ありでエディタを選べます。

Sharepointリストの作成方法・作り方（複数行テキストの列設定、クラシックUIはもうちょっと細かい） — 複数行テキストの列設定、クラシックUIはもうちょっと細かい

▲「リストの設定」から列を設定するともう少し選択肢が増えます。行数を指定したり、選べるエディタが3種類になります。

選択肢

これも文字列の型ですが、こちらはユーザーに項目を選ばせる形式です。選択肢の列は、様々な選択ができるように考慮されています。

選択肢で使えるオプション
項目	説明
「値を手動で追加できます」	アイテムの投稿者が選択肢を追加できる。
「既定値」	アイテム発行時に初期値を設定できる。
「次の形式で選択肢を表示」	ドロップダウン（複数選択可能）オプションボタン（複数選択不可、ラジオボタンとも言う）
「複数選択を許可」	ドロップダウンの場合に、選択肢を複数選ばせるか決める。
「この列に情報が含まれている必要があります」	入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」	列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。

Sharepointリストの作成方法・作り方（選択肢の列設定） — 選択肢の列設定

事前に選択肢を決めます。初期値を決めたり、後から選択項目を追加できるようにしたりもできます。

ここでは、「優先順位」という列を設けて以下の選択肢を用意しています。

重要
高
通常
低

選択肢ごとに色付けできてわかりやすくなりました。ここで配色しなくてもあとからも書式設定することができます。

同様に「状態」という選択肢を作ります。

新規
進行中
完了済み
複製
仕様
ブロック済み
修正の必要なし

こちらの選択肢は、配色を「塗りつぶしなし」にしてみました。

個人（ユーザーまたはグループ）

この列は、組織の人やグループを入れる項目です。階層的なアドレス帳があれば、電子メールの一部を入れると候補が表示されます。

個人（ユーザーまたはグループ）で使えるオプション
項目	説明
「グループの選択を許可」	階層構造のアドレス帳が有効な場合、グループの指定を許可する
「複数選択を許可」	ユーザーまたはグループの複数指定を許可する
「この列に情報が含まれている必要があります」	入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」	列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。

問題を管理する「担当者」を入れる列を作ります。

個人を入れる列は既定では、登録者、更新者があらかじめ用意されているのでそれらが使えれば、あらたな列を作る必要はありません。

Sharepointリストの作成方法・作り方（ユーザーまたはグループ、個人の列設定） — ユーザーまたはグループ、個人の列設定

ここでは、

「登録者（または更新者）≠担当者」

という前提で列を作ります。

個人を入れる列は、クラシックUIでは「ユーザーまたはグループ」、モダンUIでは「個人」という名前の列になります。

Power Automate, Appsを使う場合にこの値を使って、電子メールを送付することが出来ます。人物の指定は間違えないようにしましょう。

日付と時刻

問題が報告された日付を入れるため、「日付と時刻」という列を使います。

日付と時刻で使えるオプション
項目	説明
「時間を含める」	時間を含めたデータを入れる場合にオン、日付のみでよければオフにする。
「わかりやすい形式」	現在時刻からの相対表示にする
「既定値」	アイテム発行時に初期値を設定できる。計算値も使用可。
「この列に情報が含まれている必要があります」	入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」	列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。