Sharepointリストの作成方法・作り方。データはみんなシェアポで管理。

Sharepointリストの作成方法・作り方。データはみんなシェアポで管理しちゃおう。SharePoint

Sharepointリストの作り方・作成方法を記事投稿します。

Microsft365になって以降、TeamsからもSharePointリストが作れるようになって、よりリストがより身近になってきました。モダンUIで使い勝手もまして見た目もカジュアルになりました。

SharePointリストを使えば、エクセルで管理しているような台帳はほとんど置き換えられます。アイテムごとに表示されるのでみやすいですし、一覧の見せ方はビューによってデバイスごとに最適化できます。

自動化をキックするためのプラットフォームにもなるので作り方を押さえておきましょう。

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Sharepointリストの概要

リストのキーワードや概念的な解説については、以前の記事で投稿しています。本記事では概念説明はせず、一つのリストが出来上がるまでを記載しています。

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Sharepointリストの作り方

それでは作ってみます。本ブログでは、モダンUIを基本とします。

新規に作る

モダンUIになってからリストが作りやすくなっています。サイトコンテンツからでなくてもホーム画面からリストを作れます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(新規にリストを作る)
新規にリストを作る

▲ ホーム画面上部にある「+新規」→「リスト」で選びます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(サイトコンテンツからリストを作る)
サイトコンテンツからリストを作る

▲ または、サイトコンテンツから「+新規」→「リスト」でも作れます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(クラシックUIのアプリ画面からリストを作る)
クラシックUIのアプリ画面からリストを作る

▲ サイトコンテンツから「+新規」→「アプリ」で進むと以前のクラシックUIに戻ります。ここからカスタムリストを選んでも作れます。

ここからの流れは次の通りです。

リストを作る流れ
  • 手順1
    リスト名称を決める

    わかりやすい名称にしましょう。

  • 手順2
    列を追加・定義する

    型を決めておくと入力の揺らぎを防げます。

  • 手順3
    表の見た目を調整する

    表示する列・しない列、列の順番を決めます。

  • 終わり
    データを投入する

お題(問題管理リスト)

今回は、企業にありがちな問題を管理するためのリストを作ってみます。

それぞれの列の設定は次の通りです。

「情報の種類」は列に入れる値のデータ型、決め事です。「説明」は、フォーム上で投稿者に何をいれるか説明する文章となります。

列の名称情報の種類(データ型)説明
問題点1行テキスト 
問題の説明複数行テキスト問題を説明してください
優先順位選択肢この問題の優先度を追加
状態選択肢問題の状態
担当者ユーザーまたはグループ問題が割り当てられている個人またはグループ
報告日日付と時刻問題が報告された日付
日前集計値問題が報告されてからの日数
問題のソースハイパーリンクまたは画像問題が記録された場所
(チケット、カスタマー サポートへの電話など)
画像イメージ問題の写真または画像

手順1:リスト名称を決める

Sharepointリストの作成方法・作り方(リスト名称を決める)
リスト名称を決める

最初にリスト名称を入れます。利用者から見て迷わない名称が良いと思います。

必要に応じて、説明文章を入れます。

手順2:列を追加・定義する

Sharepointリストの作成方法・作り方(一覧表示画面から列を追加できるモダンUI)
一覧表示画面から列を追加できるモダンUI

▲ モダンUIになってから列の追加や、ある程度の設定は一覧画面上でできるようになっています。より詳細な設定を行う場合は「⚙設定」からの「リストの設定」も併用します。

1行テキスト

この列はその名の通り、1行で表現できるテキストを入れる列です。

Sharepointリストの作成方法・作り方(列名称を変更する)
列名称を変更する

今回の場合、「問題点」という列で使います。

この入力項目のみを必須入力として、元からあるタイトル列を名前を変えて使いまわします。

複数行テキスト

テキストを入れる列はもう一つあって、長い文章を入れる場合には「複数行テキスト」を使います。

一覧表示には、「1行テキスト」が便利で「複数行テキスト」はレイアウトが綺麗にならないので非表示にしたほうが見やすくなります。列の属性に応じて使い分けましょう。

Sharepointリストの作成方法・作り方(複数行テキストの列設定)
複数行テキストの列設定

列の名前を決めて複数行テキストを選びます。

複数行テキストでは書式なし・ありでエディタを選べます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(複数行テキストの列設定、クラシックUIはもうちょっと細かい)
複数行テキストの列設定、クラシックUIはもうちょっと細かい

▲「リストの設定」から列を設定するともう少し選択肢が増えます。行数を指定したり、選べるエディタが3種類になります。

選択肢

これも文字列の型ですが、こちらはユーザーに項目を選ばせる形式です。選択肢の列は、様々な選択ができるように考慮されています。

選択肢で使えるオプション
項目説明
「値を手動で追加できます」アイテムの投稿者が選択肢を追加できる。
「既定値」アイテム発行時に初期値を設定できる。
「次の形式で選択肢を表示」
  • ドロップダウン(複数選択可能)
  • オプションボタン(複数選択不可、ラジオボタンとも言う)
「複数選択を許可」ドロップダウンの場合に、選択肢を複数選ばせるか決める。
「この列に情報が含まれている必要があります」入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。
Sharepointリストの作成方法・作り方(選択肢の列設定)
選択肢の列設定

事前に選択肢を決めます。初期値を決めたり、後から選択項目を追加できるようにしたりもできます。

ここでは、「優先順位」という列を設けて以下の選択肢を用意しています。

  • 重要
  • 通常

選択肢ごとに色付けできてわかりやすくなりました。ここで配色しなくてもあとからも書式設定することができます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(選択肢の列設定)
選択肢の列設定

同様に「状態」という選択肢を作ります。

  • 新規
  • 進行中
  • 完了済み
  • 複製
  • 仕様
  • ブロック済み
  • 修正の必要なし

こちらの選択肢は、配色を「塗りつぶしなし」にしてみました。

個人(ユーザーまたはグループ)

この列は、組織の人やグループを入れる項目です。階層的なアドレス帳があれば、電子メールの一部を入れると候補が表示されます。

個人(ユーザーまたはグループ)で使えるオプション
項目説明
「グループの選択を許可」階層構造のアドレス帳が有効な場合、グループの指定を許可する
「複数選択を許可」ユーザーまたはグループの複数指定を許可する
「この列に情報が含まれている必要があります」入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。

問題を管理する「担当者」を入れる列を作ります。

個人を入れる列は既定では、登録者、更新者があらかじめ用意されているのでそれらが使えれば、あらたな列を作る必要はありません。

Sharepointリストの作成方法・作り方(ユーザーまたはグループ、個人の列設定)
ユーザーまたはグループ、個人の列設定

ここでは、

「登録者(または更新者)≠担当者」

という前提で列を作ります。

個人を入れる列は、クラシックUIでは「ユーザーまたはグループ」、モダンUIでは「個人」という名前の列になります。

Power Automate, Appsを使う場合にこの値を使って、電子メールを送付することが出来ます。人物の指定は間違えないようにしましょう。

日付と時刻

問題が報告された日付を入れるため、「日付と時刻」という列を使います。

日付と時刻で使えるオプション
項目説明
「時間を含める」時間を含めたデータを入れる場合にオン、日付のみでよければオフにする。
「わかりやすい形式」現在時刻からの相対表示にする
「既定値」アイテム発行時に初期値を設定できる。計算値も使用可。
「この列に情報が含まれている必要があります」入力が必須か任意か指定する。
「一意の値を適用」列の入力値がリスト内でユニークであるように設定する。

日付や時間を入れる列は既定では、登録日時、更新日時があらかじめ用意されているのでそれらが使えれば新たな列を作る必要はありません。

Sharepointリストの作成方法・作り方(日付と時刻の列設定)
日付と時刻の列設定

ここでは、

「登録日≠問題が報告された日付」

という前提で列を作ります。

オプションの「わかりやすい形式」とは

「日付と時刻」の表示オプションに「わかりやすい形式」というのがあります。これは、現在時刻から相対的な表示にするか、それとも単に絶対表示にするかのオプションです。

  • 「わかりやすい形式」オフ(初期値):2020/10/26 0:00
  • 「わかりやすい形式」オン:19時間前
集計値

集計列は他の列を基にした計算結果を入れる場合に使います。イメージ的に、エクセルで関数を使って他の列からの計算値を入れるのと同じようなものです。

Sharepointリストの作成方法・作り方(集計値の列設定はその他からリスト設定へ移る)
集計値の列設定はその他からリスト設定へ移る

集計値の列設定は、この記事投稿時点では「その他…」からリスト設定に移る必要があります。

Sharepointリストの作成方法・作り方(集計値の列設定)
集計値の列設定

「日付と時刻」で作った列を使って、「〇日前」という表示を計算処理で実現します。

IF文で条件式を作り、報告日に入力があれば今日の日付と比較します。

ハイパーリンク

ハイパーリンクを入れられる列があります。

Sharepointリストの作成方法・作り方(ハイパーリンクの列設定)
ハイパーリンクの列設定

ここでは、「問題のソース」をURLで記録するようにハイパーリンクが入れられる列を加えます。

イメージ

画像イメージを入れられる列があります。

Sharepointリストの作成方法・作り方(画像の列設定)
画像の列設定

ここでは、「問題の写真」を記録するために画像を入れられる列を加えます。

手順3:表の見た目を調整する

ここまでで一通りの列設定が完了しています。あとは表示する列・表示しない列など好みで仕上げます。

クラシックUIだとビューの設定を定義しましたが、モダンUIの場合は一覧画面上で簡単な調整ができるようになっています。

表示する列・しない列

リストは項目数を増やすとどうしても横に長くなります。

一覧表として表示に必要な列、必要ではない列を決めて表示するかしないか決めます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(モダンUIでは列の表示・非表示が一覧表からできるようになった)
モダンUIでは列の表示・非表示が一覧表からできるようになった

▲ 画像では、「問題の説明」を非表示にしました。この列は複数行テキストであり、文章が増えるとレイアウトが汚くなります。ビューは複数作れるので、一覧表を閲覧する媒体に適したものを用意すると運用がやりやすくなります。

列の順番を変更する

列は作った順番で後ろに追加されていきます。

列表示の順番も一覧表からできるようになりました。

Sharepointリストの作成方法・作り方(モダンUIでは列の並び替えも一覧表からできるようになった)
モダンUIでは列の並び替えも一覧表からできるようになった

エクセルから作る

既存のエクセルからSharepointリストを作ることも可能です。行と列がはっきりした表を使いましょう。

Sharepointリストの作成方法・作り方(リスト化の読み込みに適した行と列がはっきりした表)
リスト化の読み込みに適した行と列がはっきりした表

以下は読み込みしづらい例です。

シート上部には行列ではない但書がありじゃまです。また、ところどころセルも結合してあり、期待している通りには読み込めないはずです。

Sharepointリストの作成方法・作り方(リスト化の読み込みに適さない表)
リスト化の読み込みに適さない表

インポート方法

Sharepointリストの作成方法・作り方(エクセルからリストを作る)

▲ ホーム画面から「+新規」→「アプリ」に移動します(サイトコンテンツからもアクセスできます)。

Sharepointリストの作成方法・作り方(エクセルからリストを作る)

▲ スプレッドシートのインポートアプリを選びます。

Sharepointリストの作成方法・作り方(エクセルからリストを作る)

あとは名前を決めてファイル選択でインポートするだけです。列の項目定義が必要な場合は、リストの設定から行います。

Microsoft Lists

2020年5月にマイクロソフトからリストのテンプレート「Microsoft Lists」が発表されました。多くの企業で使われるようなビジネステンプレートであり、リストを選ぶだけですぐに使うことができます。

このMS Listsは、Teams上アプリからも呼び出すことができます。

実態は、Sharepointリストなので「リストの設定」より自社に適する形態にアレンジして使えます。

まとめ

Sharepointリストの作り方・作成方法について記事投稿しました。

慣れるとサクサクと表が出来上がります。

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