SharePoint関連の記事を投稿していこうと思っているので、最初に用語や概念を投稿します。
SharePoint はその概念を理解しておかないと使いこなすことが難しいツールだと思います。オフィスへの浸透が甘いと、使う人・使わない人が分かれます。
Teamsがリリースされて以降、チームを作るとそこでやり取りされるファイルの格納先にシェアポイントが使われています。従来以上にSharePointの重要性は高まり、利用方法を知っておくと生産性が上がります。
Microsoft365を使うのであれば、シェアポイントは必修科目といっても過言ではありません。
できることも多岐にわたります。情報管理のハブとしてSharePointを使いこなす上で必須と言えるキーワードや概念をご紹介します。
ファイル放りこむ程度の操作しかできない方は、明日はないわね
SharePointとは？
シェアポイントは一言で形容しづらいほど機能が豊富です。
一見すると、Webサイトなのでブログのように使うものと考える人もいるかもしれません。あるいは、Windowsのファイルサーバー（エクスプローラー）と同じようなものと捉える人もいるでしょう。
もちろん、そのような用途としても使えます。
しかし、それだけでは表面的な捉え方になってしまいます。
使う人によって用途は様々ですが、「情報管理のハブ(Hub)」としての価値は一貫します。
情報を一つに集めてそこから何をするか。
- リストを使ってデータ管理する
- ドキュメントを格納して探しやすくする（全文検索できる）
- リビジョン機能を使って変更管理する
- グループで予定を管理する
- ニュース投稿でトピックスを周知させる
- よく使うサイトのリンクを集約する
- エクセルやパワーポイントを埋め込む
- 存在するリストを可視化する
- ワークフローをキックする基盤にする
SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念
サイトコレクション
サイトコレクションは、Webサイトの箱のようなもので概念的にはドメインに近いです。企業はひとつのサイトコレクション内で複数のサイトを管理します。
サイト
情報の管理単位となります。サイト内に複数のページ、コンテンツ（リスト/ライブラリ/予定表）が包含されます。
- Aというプロジェクトでは、サイト「プロジェクトA」
- Bというプロジェクトでは、サイト「プロジェクトB」
- 数人だけの情報共有にサイトC
作るサイトでアクセス権限も分けられるので情報の統制が容易になります。
ページ
ページは、一般的なWebページとして捉えて良いでしょう。
コンテンツを記事形式で手で入力したり、すでにある情報（リスト、ライブラリ）を再利用してコンテンツを作ります。ニュースを利用すれば、ブログのように時系列での情報共有が可能です。
サイトのトップページは最も編集するところです。普段からよく見る情報をひとまとめにしておくと情報へのアクセシビリティが高まります。
ページについては、以下の記事にまとめています。
リスト
リストは、情報を書き込む場所です。行・列形式のデータで管理し、ExcelやAccessに近いものですが、より共有することに主眼を置いたツールとなています。
- 定型的な情報の格納に向いている
- データ型を決められる
- ビューで見せ方を変えられる
- ほかのリストを参照できる
- 自動化ツールを使える
- 複雑な計算には不向き
- エクセルと使い勝手がだいぶ違う
リストについては、以下の記事にまとめています。
ライブラリ
ライブラリはリストの一種で、エクセルやワードなどの文書ファイルを扱えるようにしたものです。
画像や動画ライブラリもある
見た目は、Windowsのエクスプローラーのようで、使い勝手が異なるので人によっては使いづらいと感じることがあるようです。
一方で、従来のエクスプローラーではできなかったリビジョン管理や通知、ワークフロー機能が使えます。また、サイト内で一貫したバージョン管理が行えるのもシェアポイントの大きな特徴です。
アプリ
SharePointに機能追加を行うリスト、ライブラリ、あるいはそれ以外の機能の総称してアプリと呼びます。SharePointに組込みのもの、またはSharePointストアなどで公開されているものを使うことができます。
組込みアプリやストアでニーズに合うものがない場合は、カスタムリストを使ってPower AutomateやPower Appsを組み合わせると大抵のアプリは作れます。
Webパーツ
SharePointのページには、アプリ（リスト、ライブラリ、予定表など）を埋め込むことができます。
業務用途に応じたアプリを使って生産性を上げていきます。モダンUI以降は、天気や地図、ツイッター、Youtubeなどのサードパーティアプリも埋め込むことができるようになりました。
モダンUIとクラシックUI
ここ数年でしょうか。
SharePointの見た目が少しよさげになりました。ちょっと前までは、古いウィンドウズらしく見た目にはこだわらないWebサイトでした。CSSで装飾をしてあげないとそれはもう見づらいものでした（要するにイケてなかった…）。
画面中央のスライダーで表示領域を変更できます。
今は、こなれた見た目です。これって「モダンUI」と呼ぶそうです（一方で従来の見た目をクラシックUIと呼ぶ）。
見た目は良くなったのですが、困ったのは使い勝手です。使えば使うほど謎が深まるインターフェース（笑
私も最初は不慣れでクラシックUIに戻してましたが、今ではモダンUIを使っています。ワードプレスの新エディタ「Gutenberg」を使うようになってからは使い勝手が似ていることに気づきました。
現在は、次のような環境がモダンUIとなっています。
- Microsoft 365の SharePoint のスタートページ
- ほとんどのリストとライブラリ
- 新しいチームサイトとコミュニケーションサイトのホームページ
- 新しいページ
- サイトコンテンツ
- サイトの利用状況
モバイルでもSharePoint環境を見る必要があるのであればモダンUIにしておくと便利です。レスポンシブデザインなので従来のクラシックに比べて格段に見やすいです。
まとめ
SharePoint自体は普及時期はとうに過ぎて良い意味で廃れたプラットフォームになってきています。
しかし、これが使えないと新しいPower Platform (Apps, Automate)の使い道が限定的になるので、職場でMicrosoft365が導入されているのであれば必修科目のひとつと言えるでしょう。
