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SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念。「情報管理ハブ」を形成しよう。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念。「情報管理ハブ」を形成しよう。 SharePoint
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SharePoint関連の記事を投稿していこうと思っているので、最初に用語や概念を投稿します。

SharePoint はその概念を理解しておかないと使いこなすことが難しいツールだと思います。オフィスへの浸透が甘いと、使う人・使わない人が分かれます。

Teamsがリリースされて以降、チームを作るとそこでやり取りされるファイルの格納先にシェアポイントが使われています。従来以上にSharePointの重要性は高まり、使い方を知っておくと生産性が上がります。

シェアポイントの機能は膨大です。

できることも多岐にわたります。情報管理のハブとしてSharePointを使いこなす上で必須と言えるキーワードや概念をご紹介します。

アンナ
アンナ

ファイル放りこむ程度の操作しかできない方は、明日はないわね

本ブログでは、Microsoft365のモダンUIを使います(クラシックUIは封印)。

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SharePointとは?

シェアポイントは一言で形容しづらいほど機能が豊富です。

一見すると、Webサイトなのでブログのように使うものと考える人もいるかもしれません。あるいは、Windowsのファイルサーバー(エクスプローラー)と同じようなものと捉える人もいるでしょう。

もちろん、そのような使い方をすることもできます。

しかし、それだけでは表面的な捉え方になってしまいます。

使う人によって使い方は様々ですが、「情報管理のハブ(Hub)」としての使い方は一貫します。

情報を一つに集めてそこから何をするか。

使い方の一例
  • リストを使ってデータ管理する
  • ドキュメントを格納して探しやすくする(全文検索できる)
  • リビジョン機能を使って変更管理する
  • グループで予定を管理する
  • ニュース投稿でトピックスを周知させる
  • よく使うサイトのリンクを集約する
  • エクセルやパワーポイントを埋め込む
  • 存在するリストを可視化する
  • ワークフローをキックする基盤にする
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SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念

サイトコレクション

サイトコレクションは、Webサイトの箱のようなもので概念的にはドメインに近いです。企業はひとつのサイトコレクション内で複数のサイトを管理します。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(サイトコレクションの基礎概念)
サイトコレクションの基礎概念

サイト

情報の管理単位となります。サイト内に複数のページ、コンテンツ(リスト/ライブラリ/予定表)が包含されます。

例えば…
  • Aというプロジェクトでは、サイト「プロジェクトA」
  • Bというプロジェクトでは、サイト「プロジェクトB」
  • 数人だけの情報共有にサイトC

作るサイトでアクセス権限も分けられるので情報の統制が容易になります。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(サイトは複数作れて用途に応じたアプリ、権限を設定できる)
サイトは複数作れて用途に応じたアプリ、権限を設定できる

ページ

ページは、一般的なWebページとして捉えて良いでしょう。

コンテンツを記事形式で手で入力したり、すでにある情報(リスト、ライブラリ)を再利用してコンテンツを作ります。ニュースを利用すれば、ブログのように時系列での情報共有が可能です。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(モダンUIのチーム・サイト(初期状態))
モダンUIのチーム・サイト(初期状態)

サイトのトップページは最も編集するところです。普段からよく見る情報をひとまとめにしておくと情報へのアクセシビリティが高まります。

リスト

リストは、情報を書き込む場所です。行・列形式のデータで管理し、ExcelやAccessに近いものですが、より共有することに主眼を置いたツールとなています。

メリット
  • 定型的な情報の格納に向いている
  • データ型を決められる
  • ビューで見せ方を変えられる
  • ほかのリストを参照できる
  • 自動化ツールを使える
デメリット
  • 複雑な計算には不向き
  • エクセルと使い勝手がだいぶ違う

SharePoint上のアプリ(予定表、ライブラリ、タスク、掲示板など)もリストで管理されています。リストの表現方法を変えることでビジネス用途に応じたアプリを作ることが出来ます。

代表的なリスト要素
  • アイテム
  • ビュー
  • フォーム
SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(SharePointリストの基礎概念)
SharePointリストの基礎概念

アイテム

リストの構成要素で、表形式で表現した場合の行データとなります。アイテムを登録していくと行単位のデータが一行ずつ増えていくイメージです。

リストの構成要素で、表形式で表現した場合の列(カラム・項目)となります。

列はサイト管理者が自由に定義することができます。データ型を指定することになるのでエクセルよりも厳密な入力項目を指定できます。すでにあるリストを参照することでリスト間のリレーションを形成することもできます。

ビュー

リストは表示する列を目的に応じて変更することが出来ます。見え方も一つだけではなく、複数の見た目を作ることができます。

ビューで指定できる項目は次の通りです。

  • 表示する列
  • 並べ替え
  • グループ
  • 集計
  • 表示するアイテム数

デスクトップでは多くの列を表示、モバイルでは列を制限したりと使い分けることができます。

フォーム

フォームはリスト1アイテムの入力・表示インターフェースになります。表示フォーム、編集フォームが存在します(モダンUIでのリストは表示・編集兼用になっている)。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(SharePointリストの表示・編集フォーム)
SharePointリストの表示・編集フォーム

表示する列や並べ替えといった簡単なカスタマイズであればSharePoint上で、込み入ったインターフェースを作りたければPower Appsを使うというのが現在のモダンUIでの仕様です。

ライブラリ

ライブラリはリストの一種で、エクセルやワードなどの文書ファイルを扱えるようにしたものです。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(ドキュメントライブラリ)
ドキュメントライブラリ
画像や動画ライブラリもある

見た目は、Windowsのエクスプローラーのようで、使い勝手が異なるので人によっては使いづらいと感じることがあるようです。

一方で、従来のエクスプローラーではできなかったリビジョン管理や通知、ワークフロー機能が使えます。

アプリ

SharePointに機能追加を行うリスト、ライブラリ、あるいはそれ以外の機能の総称してアプリと呼びます。SharePointに組込みのもの、またはSharePointストアなどで公開されているものを使うことができます。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(用途に応じたアプリを追加できる)
用途に応じたアプリを追加できる

組込みアプリやストアでニーズに合うものがない場合は、カスタムリストを使ってPower AutomateやPower Appsを組み合わせると大抵のアプリは作れます。

Webパーツ

SharePointのページには、アプリ(リスト、ライブラリ、予定表など)を埋め込むことができます。

SharePointを使いこなす上で知っておくと良い用語や概念(ページにWebパーツを埋め込む様子)
ページにWebパーツを埋め込む様子

業務用途に応じたアプリを使って生産性を上げていきます。モダンUI以降は、天気や地図、ツイッター、Youtubeなどのサードパーティアプリも埋め込むことができるようになりました。

モダンUIとクラシックUI

ここ数年でしょうか。

SharePointの見た目が少しよさげになりました。ちょっと前までは、古いウィンドウズらしく見た目にはこだわらないWebサイトでした。CSSで装飾をしてあげないとそれはもう見づらいものでした(要するにイケてなかった…)。

クラシックUI(左) と モダンUI(右)
画面中央のスライダーで表示領域を変更できます。

今は、こなれた見た目です。これって「モダンUI」と呼ぶそうです(一方で従来の見た目をクラシックUIと呼ぶ)。

アレコレメモ
アレコレメモ

見た目は良くなったのですが、困ったのは使い勝手です。使えば使うほど謎が深まるインターフェース(笑

私も最初は不慣れでクラシックUIに戻してましたが、今ではモダンUIを使っています。ワードプレスの新エディタ「Gutenberg」を使うようになってからは使い方が似ていることに気づきました。

現在は、次のような環境がモダンUIとなっています。

  • Microsoft 365の SharePoint のスタートページ
  • ほとんどのリストとライブラリ
  • 新しいチームサイトとコミュニケーションサイトのホームページ
  • 新しいページ
  • サイトコンテンツ
  • サイトの利用状況

モバイルでもSharePoint環境を見る必要があるのであればモダンUIにしておくと便利です。レスポンシブデザインなので従来のクラシックに比べて格段に見やすいです。

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まとめ

SharePoint自体は普及時期はとうに過ぎて良い意味で廃れたプラットフォームになってきています。

しかし、これが使えないと新しいPower Platform (Apps, Automate)の使い道が限定的になるので、職場でMicrosoft365が導入されているのであれば必修科目のひとつと言えるでしょう。

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