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【簡単3分】Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法

【簡単3分】Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法 SharePoint
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Sharepointで手軽にお問い合わせフォームを作る方法を投稿します。

以前は、簡単には実装できなかったお問い合わせフォームもMicrosoft365で Forms が使えるようになってからは手軽にできるようになりました。

Sharepoint単体で考えると結構、頭使います。

リストでやりくりすることもできますが、リストが不特定多数に共有される都合、投稿者以外にも投稿内容が共有されてしまいます。ビューを使えば、投稿者以外の投稿を一覧から見えなくすることもできますが、わかる人は探し方をわかっています。

現在では、Microsoft Formsというとても便利なツールがあります。フォームを一つ作って、SharepointのモダンUIページに埋め込めば完成します。

フォーム要件にもよりますが、テキストフォーム一つであれば所要時間は3分も必要ないです。

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お問い合わせフォームの必要性

Sharepointをどういう場面で使うかによる部分がありますが、会社内のポータルサイト、イントラネットで社員から何かヒアリングする場合でしょうか。

  • コンテンツに対して意見をもらう
  • 潜在的に不足しているコンテンツ要望をもらう
  • 誤った情報、古くなった情報を指摘してもらう
  • 広くアンケートを集める
  • いや、なんとなくフォームを設置する
アレコレメモ
アレコレメモ

まぁ、置いておけばイントラとしてそれっぽくなるよね(やっている感

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Sharepointでお問い合わせフォームを作る方法

ざっくりとした要件
  • フォームは、Sharepointサイト上に設置する
  • 投稿者は、Mircosoft formsで内容を入力する
  • 投稿内容は、Sharepointではなくエクセルで管理する

Microsoft Forms(現在は個人利用も可能)

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Microsoft formsの管理画面)
Microsoft formsの管理画面

Microsoft Formsは、アンケートやテストを作ることができるアプリです。直感的なインターフェースで入力フォームを作ることができます。データはエクセルで保持され、投稿内容は簡易的にビジュアライズされます。

入力してもらってデータを集めるというツールなので、問合せフォームのような使い方もできます。

Forms利用の流れ
  • ステップ1
    アンケートやクイズを作成する

    数分で簡単にアンケートや投票などのフォームを作成します。

  • ステップ2
    フォームを共有する

    フォーム作成の準備ができたら関係する人に共有します。

  • ステップ3
    フォームの結果を表示する

    回答はリアルタイムに集計され、グラフで可視化されます。

  • ステップ4
    フィードバックを分析する

    回答内容を分析し改善に役立てます。

参考 Microsoft Formsのヘルプ

作り方

Formsでフォームを作る

まずは、ブラウザでFormsのページにアクセスします。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Microsoft365のツール画面からFormsを立ち上げる)
Microsoft365のツール画面からFormsを立ち上げる

マイクロソフト365のツールいずれかを立ち上げれば、左にツールバーがあります。その中から「Forms」を選びます。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Formsを初めて立ち上げるときに表示される画面)

▲ 最初に使うときにはようこそ画面がでます。ここからフォーム作成を始めても構いません。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(新しくフォームを作る)

▲ 「新しいフォーム」を選びます。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(フォームのタイトルと説明文章を入れる)

▲ フォームのタイトル、説明文章を入れます。これらはSharepointに埋め込んだときにどちらも表示されるので、閲覧者にわかりやすい情報を入れておきます。

完了したら、+新規追加 ボタンを押します。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(フォームオプション)
フォームオプション

すぐに使えるフォームは4種類。

  • 選択肢
  • テキスト
  • 評価
  • 日付

いずれも直感的に使えると思います。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(より手の込んだフォームオプション)
より手の込んだフォームオプション

▲ 右端の下げるボタンを押すともう少しオプションが表示されます。より具体的な集計を集めるときのオプションとして有効ですが、今回は使いません。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(選択肢のオプション)
選択肢のオプション

▲ まずは選択肢の例として投稿種別っぽいものを作ります。問い合わせ内容が長文になりすぎて結局何をして欲しいんだ、という人は少なからずいますよね。まぁ、なくても良い選択肢です。

入力としては「必須」としておきました。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(短いテキストのオプション)
短いテキストのオプション

▲ 次に短いテキストオプションとして、メールアドレスを取得します。

投稿者がフォームに入れた時点で、その人のMicrosoft365のメールアドレスは取得できます。返信するメールアドレスがそれとは異なることがあるようであれば、上記のようにアドレスを聞いておいてよいかもしれません。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(長いテキストのオプション)
長いテキストのオプション

▲ 最後に肝心の問い合わせフォームをテキストオプションで追加します。これは「長い回答」として複数行テキストを入れてもらいます。

入力としては、当然のことながら「必須」とします。これでフォームの作成は終わりです。

フォームのURLを取得する

Sharepoint上に、Formsのフォームを設置するときはフォームURLが必要となります。これを取得します。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(作ったフォームは共有からURLを取得する)
作ったフォームは共有からURLを取得する

Sharepointにフォームを設置する

それではサイトに設置してみます。モダンUIのページなら簡単です。モダンUIでのページ編集方法が経験ない人は、このサイトにいくつか基礎的な投稿をしています。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(サイト内にFormsを設置する)
サイト内にFormsを設置する

▲ 画像の空きエリアに問い合わせフォームを設置します。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(WebパーツとしてFormsを埋め込む)
WebパーツとしてFormsを埋め込む

▲ ページ編集を開始して、Webパーツのformsを埋め込みます。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(新規か、既存か)
新規か、既存か

▲ 新しくフォームを作るか、既存のフォームを作るかの選択肢なのですでに作ったフォームを使うために、後者を選びます。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Formsで取得したURLをペースとする)
Formsで取得したURLをペースとする

▲ 「既存のフォームの追加」を押すと、フォームWebアドレスの入力欄が表示されるのでコピーしたアドレスを入れます。選択肢は「返信の収集」にしておきます。

OKを押して、Webパーツ埋め込みは完了です。ページも保存(発行)しておきます。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Sharepointサイト内に埋め込まれたForms)
Sharepointサイト内に埋め込まれたForms

▲ お手製フォームが埋め込まれました。慣れれば、ここまでで3分くらいでできます。

設置したフォームをテストする

きちんと動くかテストします。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(動くかテスト)
動くかテスト

▲ 用意したフォームに不都合がないか確かめましょう。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(よくできました)
よくできました

▲ 「送信」を押すと無事に回答が送られました。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(Formsの管理画面で集計状況を確認する)
Formsの管理画面で集計状況を確認する

▲ フォームの集計状況は、forms作成時の管理画面で閲覧できます。簡単な可視化もしてくれてわかりやすいです。

エクセルで開くオプションも用意されています。

Sharepointで手っ取り早くお問い合わせフォームを作る方法(エクセルでも結果を見れる)
エクセルでも結果を見れる

▲ エクセルでフォーム集計を開くと、フォームの投稿者やメールアドレスも記録されます。エクセルが使えるのは便利ですよね。

まとめ

モダンUIを使って手軽に問い合わせフォームが入れ込めるようになりました。便利です。

アンナ
アンナ

問い合わせフォームのテンプレートありますよー、

なんて商売がまた一つ消えそう

単純なやり方のみなので、ここからPower Automateなどを使ってメールやTeamsで通知をしたり、投稿内容を別のSharepointリストで管理するといったことも可能です。

フォームの設置は、Power Appsを使った方法もあるので気が向いたら投稿しようかと思います。

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