Sharepointで手軽にお問い合わせフォーム（メール送信フォーム）を作る方法を投稿します。
以前は、簡単には実装できなかったお問い合わせフォームもMicrosoft365で Forms が使えるようになってからは手軽にできるようになりました。
Sharepoint単体で考えると結構、頭使います。
リストでやりくりすることもできますが、リストが不特定多数に共有される都合、投稿者以外にも投稿内容が共有されてしまいます。ビューを使えば、投稿者以外の投稿を一覧から見えなくすることもできますが、わかる人は探し方をわかっています。
現在では、Microsoft Formsというとても便利なツールがあります。フォームを一つ作って、SharepointのモダンUIページに埋め込めば完成します。
フォーム要件にもよりますが、テキストフォーム一つであれば所要時間は3分も必要ないです。
お問い合わせフォームの必要性
Sharepointをどういう場面で使うかによる部分がありますが、会社内のポータルサイト、イントラネットで社員から何かヒアリングする場合でしょうか。
- コンテンツに対して意見をもらう
- 潜在的に不足しているコンテンツ要望をもらう
- 誤った情報、古くなった情報を指摘してもらう
- 広くアンケートを集める
- いや、なんとなくフォームを設置する
まぁ、置いておけばイントラとしてそれっぽくなるよね（やっている感
Sharepointでお問い合わせフォームを作る方法
- フォームは、Sharepointサイト上に設置する
- 投稿者は、Mircosoft formsで内容を入力する
- 投稿内容は、Sharepointではなくエクセルで管理する
Microsoft Forms（現在は個人利用も可能）
Microsoft Formsは、アンケートやテストを作ることができるアプリです。直感的なインターフェースで入力フォームを作ることができます。データはエクセルで保持され、投稿内容は簡易的にビジュアライズされます。
入力してもらってデータを集めるというツールなので、問合せフォームのような使い方もできます。
- ステップ1アンケートやクイズを作成する
数分で簡単にアンケートや投票などのフォームを作成します。
- ステップ2フォームを共有する
フォーム作成の準備ができたら関係する人に共有します。
- ステップ3フォームの結果を表示する
回答はリアルタイムに集計され、グラフで可視化されます。
- ステップ4フィードバックを分析する
回答内容を分析し改善に役立てます。
お問い合わせフォームの作り方
Formsでフォームを作る
まずは、ブラウザでFormsのページにアクセスします。
マイクロソフト365のツールいずれかを立ち上げれば、左にツールバーがあります。その中から「Forms」を選びます。
▲ 最初に使うときにはようこそ画面がでます。ここからフォーム作成を始めても構いません。
▲ 「新しいフォーム」を選びます。
▲ フォームのタイトル、説明文章を入れます。これらはSharepointに埋め込んだときにどちらも表示されるので、閲覧者にわかりやすい情報を入れておきます。
完了したら、+新規追加 ボタンを押します。
すぐに使えるフォームは4種類。
- 選択肢
- テキスト
- 評価
- 日付
いずれも直感的に使えると思います。
▲ 右端の下げるボタンを押すともう少しオプションが表示されます。より具体的な集計を集めるときのオプションとして有効ですが、今回は使いません。
▲ まずは選択肢の例として投稿種別っぽいものを作ります。問い合わせ内容が長文になりすぎて結局何をして欲しいんだ、という人は少なからずいますよね。まぁ、なくても良い選択肢です。
入力としては「必須」としておきました。
▲ 次に短いテキストオプションとして、メールアドレスを取得します。
投稿者がフォームに入れた時点で、その人のMicrosoft365のメールアドレスは取得できます。返信するメールアドレスがそれとは異なることがあるようであれば、上記のようにアドレスを聞いておいてよいかもしれません。
▲ 最後に肝心の問い合わせフォームをテキストオプションで追加します。これは「長い回答」として複数行テキストを入れてもらいます。
入力としては、当然のことながら「必須」とします。これでフォームの作成は終わりです。
フォームのURLを取得する
Sharepoint上に、Formsのフォームを設置するときはフォームURLが必要となります。これを取得します。
Sharepointにフォームを設置する
それではサイトに設置してみます。モダンUIのページなら簡単です。モダンUIでのページ編集方法が経験ない人は、このサイトにいくつか基礎的な投稿をしています。
▲ 画像の空きエリアに問い合わせフォームを設置します。
▲ ページ編集を開始して、Webパーツのformsを埋め込みます。
▲ 新しくフォームを作るか、既存のフォームを作るかの選択肢なのですでに作ったフォームを使うために、後者を選びます。
▲ 「既存のフォームの追加」を押すと、フォームWebアドレスの入力欄が表示されるのでコピーしたアドレスを入れます。選択肢は「返信の収集」にしておきます。
OKを押して、Webパーツ埋め込みは完了です。ページも保存（発行）しておきます。
▲ お手製フォームが埋め込まれました。慣れれば、ここまでで3分くらいでできます。
設置したフォームをテストする
きちんと動くかテストします。
▲ 用意したフォームに不都合がないか確かめましょう。
▲ 「送信」を押すと無事に回答が送られました。
▲ フォームの集計状況は、forms作成時の管理画面で閲覧できます。簡単な可視化もしてくれてわかりやすいです。
エクセルで開くオプションも用意されています。
▲ エクセルでフォーム集計を開くと、フォームの投稿者やメールアドレスも記録されます。エクセルが使えるのは便利ですよね。
投稿したらメール受信する場合
フォームに投稿されたら、メールが送信されるようにしたいですよね。
やり方はいくつかあります。手っ取り早いのはforms設定画面のオプションからになります。
フォーム編集画面内の一番右端「・・・」から「設定」画面を開きます。
「各回答の通知をメールで受け取る」のチェックボックスをONにするとフォーム所有者宛にメールが送付されます。
▲ 回答の通知としては十分ですかね。
所有者のみ、宛先指定は不自由なのでもう少し柔軟性を持たせたい場合は、Power Automateでフローなど作ると良いと思います。
まとめ
モダンUIを使って手軽に問い合わせフォームが入れ込めるようになりました。便利です。
問い合わせフォーム・メール送信フォームのテンプレートありますよー、
なんて商売がまた一つ消えそう
単純なやり方のみなので、ここからPower Automateなどを使ってメールやTeamsで通知をしたり、投稿内容を別のSharepointリストで管理するといったことも可能です。
フォームの設置は、Power Appsを使った方法もあるので気が向いたら投稿しようかと思います。
