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【Sharepoint】ドキュメントライブラリとは?リスト、Onedriveとの違いは?

SharePoint
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Sharepointといえばコレ。

という代表的な機能である「ドキュメントライブラリ」について記事投稿します。

アレコレメモ
アレコレメモ

というか、Sharepointでサイトを作ってもドキュメントライブラリしか使っていない… なんて企業は、数多く存在するのではないでしょうか。

デルタ
デルタ

Sharepointってクラウドにファイル置くやつでしょ?

という人はわりと多いように感じます。

最初につかわれる機能がドキュメントライブラリであり、多くの人にとってこれが最後となって会社を去っていく(おおげさ)。

Teamsにドキュメントライブラリを埋め込めるようになっていますが、Sharepointであることがさりげないので実体をよくわからずに使っている人もいそうです。

Sharepointでは、リスト同様に基本機能の一つです。リストやOnedriveとの違いに触れつつ、良い面を見ていこうと思います。

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ドキュメントライブラリとは

Sharepointドキュメントライブラリとは?

ドキュメントライブラリって何なのさ?

アレコレメモ
アレコレメモ

クラウドにファイルアップロードして、メンバーと共有・作業するプラットフォームです。

アンナ
アンナ

エクスプローラー風の見た目ながら、微妙な使い勝手の差で本家エクスプローラーに普及を阻まれている残念なツールよ

良いところ
  • なんといってもクラウド、PCでもスマホでもアクセスできる
  • 複数人でのファイル操作・管理がしやすい
  • 多くのMicrosoftアプリとの連携
  • Teamsにリンク貼ってもちゃんと使える(ファイルサーバーでは使えない)
  • 共有で使ったリンクは、Sharepointサイト内で場所を変更しても大抵追従してくれる。
残念なところ
  • エクスプローラーの存在により、常に普及を阻まれている
  • チェックイン・チェックアウト文化は簡単には馴染まない

機能

ドキュメントライブラリの基本機能
  1. エクスプローラー風のファイル・フォルダ操作
  2. PCでもスマホでも、ブラウザやアプリでアクセス可能
  3. 社内、チーム、同僚、メンバーとファイルを共有
  4. ファイルやフォルダ単位などでアクセス権を設定
  5. 共同編集を行うプラットフォームにできる
  6. チェックイン・チェックアウトによる排他制御・バージョン管理
  7. 通知機能でファイル変更を把握できる
  8. ビューによる表示項目の制御・任意プロパティの追加
  9. Sharepointサイト内の任意ページへのライブラリ埋め込み
  10. Teamsの任意チーム・チャンネルへのタブ追加

エクスプローラー風のファイル・フォルダ操作

ファイルやフォルダを格納する場所は、あたかもWindowsのエクスプローラーです。細かい違いはあれど、大抵の操作は直感的に行えます。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(操作例を示すGIF動画)
操作例を示すGIF動画

GIF画像の通り、モダンUIではフォルダ単位でのアップロードが可能となっています。以前のクラシック表示ではフォルダ単位でのアップロードができず、不評でした。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(クラシックUIのときはフォルダアップロードができなかった。)
クラシックUIのときはフォルダアップロードができなかった。

PCでもスマホでも、ブラウザやアプリでアクセス可能

Windowsのエクスプローラーに比べた強みとしては、ブラウザアクセスがベースになっているのでデバイスの種類を選ばないこと。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(Sharepointアプリのドキュメントライブラリ)
Sharepointアプリのドキュメントライブラリ

タブレットやスマホからでもドキュメントライブラリを閲覧したり、ファイルをアップロードしたりすることが可能です。

手元のSharepointアプリだと、ファイルのアップロードができないようでした。

OnedriveアプリからSharepointサイトのフォルダへはアップロードできました。

社内、チーム、同僚、メンバーとのファイルを共有

Sharepointのサイトは公開範囲を決めて作ります。ドキュメントライブラリはその公開範囲を継承します。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(アクセス権はサイトの設定から継承される)

ファイルやフォルダ単位などでアクセス権を設定

ファイルやフォルダのアクセス権は細かく制御することが可能です。継承されるSharepointサイトの公開範囲が広い場合に追加の制御が行われるケースがあります。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(サイトから継承されるアクセス権とは異なる設定を行う例)
サイトから継承されるアクセス権とは異なる設定を行う例

▲ 上記はサイトとは別にアクセス権を設定する例です。

  • サイトは全社に公開する
  • ドキュメントライブラリ本体はサイトからアクセス権が継承される
  • ライブラリ内のフォルダは部単位でアクセス権設定を行う
  • アクセス権設定には、Sharepointサイト内で管理者など一定の権限が必要です。
  • ファイルやフォルダへの個別のアクセス権設定は管理が煩雑になりやすいので個人的にはおすすめしない。

共同編集を行うプラットフォームにできる

最近のOfficeファイルは、クラウド上にファイルを置いてあれば共同編集が可能となっています。これもエクスプローラーに対する強みですね。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(共同編集を行うプラットフォーム)

ファイルの細かい確認をしてもらうためにわざわざメールしていると時間ばかりかかります。チャットやTeams会議中に、リアルタイムにコミュニケーションをとることで、共同作業がスピードアップします。

チェックイン・チェックアウトによる排他制御・バージョン管理

ドキュメントライブラリとしては決して人気の高い機能とはいえませんが、厳密なバージョン管理を行えるチェックイン・チェックアウト機能は場面によっては効力を発揮します。

ファイルは広いスタッフで変更はするけれど、何かあったら過去のバージョンにすぐに戻したい場面に有効です。

通知機能でファイル変更を把握できる

ドキュメントライブラリ、あるいは特定フォルダのファイルの変化(作成・変更など)をトラッキングしてメールやTeamsへ通知をかけることが可能です。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(ライブラリに対する通知設定)
ライブラリに対する通知設定

ビューによる表示項目の制御・任意プロパティの追加

ビューやプロパティとして使う列の使い方は、リストと同じです。何らかの属性を列として作って、その列を使ってフィルター制御することができます。

簡単に思いつくところだと、「レビュー済み」といった列を作ってそれでチェックが済んでいるものと済んでいないものでビューを切り替えるなんて運用はありそうです。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(ライブラリではプロパティ列を追加できる)

▲ 画像は、既定の更新者列だと私の本名が出てしまうので同じような列を作って、ハンドルネームを固定で入るようにしてみました。プロパティ列の使い方は、その人のアイデア次第。

Sharepointサイト内の任意ページへのライブラリ埋め込み

エクスプローラーにはひっくり返ってもできないのがページへのライブラリ埋め込み。

必要な情報を1ページにまとめてドキュメントライブラリ本体を入れれば、それっぽいポータルサイトの出来上がりです。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(ライブラリはページに埋め込める)

ライブラリは数種類ある

リストにファイルを取り扱える特性を加えたものがライブラリであり、ファイルの特性に応じたライブラリが存在します。

ドキュメントライブラリ

まずは基本となるのは、ドキュメントライブラリです。Sharepointでサイトを作ると既定ではひとつのドキュメントライブラリが自動生成されます。もちろん、追加のドキュメントライブラリも作れます。

サイトアセットライブラリ

次に、サイトを正常に管理するためのサイトアセットライブラリです。これもドキュメントライブラリ同様にサイトを作ると既定でひとつ自動生成されます。

サイトコンテンツからアクセスできる場所にあり、普段はあまり目にしません。サイトアセットライブラリには、サイトロゴ、ノートブックなどが含まれています。

サイトページライブラリ

次に、サイト内のWebページを管理するためのサイトページライブラリ、通称「サイトのページ」です。サイト運営者であれば、ドキュメントライブラリ同様に頻繁に使うライブラリです。

ページやニュース発行を行うと、「サイトのページ」にページが蓄積されます。

画像ライブラリ

次に、画像・イメージを視覚的に管理できる画像ライブラリです。

通常のドキュメントライブラリはアイコンが含まれたリスト表示ですが、画像ライブラリではサムネイル表示が既定となります。画像ライブラリのイメージにはメタデータが含まれています。

リストとの違い・使い分け

ライブラリもリストの一種です。リストはデータを取り扱い、ライブラリはリスト機能にファイルを取り扱えるようにしたものです。

リスト
ライブラリ
  • データを格納する領域、テーブル、行と列でデータを管理する
  • フォームからデータを入れていく
  • 検索結果にはアイテムが表示される
  • ファイルのバージョン管理はしづらい
  • アイテム単位の閲覧数は取得できない(切望。。)
  • ファイルを格納する領域、ファイルをリスト単位で管理する
  • ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードする
  • 検索結果にはファイルが表示される
  • 厳密なファイルのバージョン管理ができる
  • ファイルの閲覧数が取得できる

ファイル管理はドキュメントライブラリで行う

リストもファイルは添付することができますが、組織内で一貫したファイル管理に適しているのはドキュメントライブラリです。

ファイルをリストのアイテムに添付するか、ドキュメントライブラリで管理するか、というのは検索時の動作にも影響を与えます。

検索時の動作
  • リストのアイテムに添付した場合
    • 検索結果にはリストのアイテムが表示される(その後、アイテムを開いてファイルを開く)
  • ドキュメントライブラリに格納した場合
    • 検索結果にはファイルが表示される

検索でファイルを効率良く見つけるようにしたいケースでは、ドキュメントライブラリを使うべきでしょう。

Onedriveとの違い・使い分け

どちらもファイルを格納するキャビネットで、見た目もほとんど変わりません。

ドキュメントライブラリ
Onedrive
  • 複数にで使う前提のコラボレーションツール
  • 無料版はなく有料のみ
  • アクセス権の設定は、サイトのアクセス権設定に依存する
  • チームスレッドで流れたファイルデータが格納される
  • 主に個人、あるいは限られたメンバーで使う
  • 無料版がある
  • アクセス権の設定は、Onedriveを契約する個人に依存する
  • (チームではない)チャットのファイルデータが格納される

企業内での利用ならOnedriveは一時的な利用になるケースが多いでしょう。

共有側が退職などで属性が変わると共有したファイルにアクセスできなくなります。したがって、組織内でのファイル共有では、Sharepointにしておくことが無難です。

クラシックからモダンUIでどう変わったか

Sharepointサイトは、古くからのインターフェース(見た目)と新しいインターフェースがあります。まだまだ古い見た目であるクラシックUIを使う企業も数多くいるでしょう。

以下、画像の真ん中にスライダーがあって左右に引っ張って比較できます。

人って使い勝手が変わることに抵抗を持ちます。

ただでさえ、使いづらいと評されるSharepoint。新しいインターフェースの受け入れは容易ではなく、なかなかモダンUIを使い始められない企業も多いことでしょう。

しかし、ドキュメントライブラリでは使い勝手は向上していますね。

モダンUIになってから良くなったこと
  • アイコンや文字が大きくなり視認性が良くなった
  • フォルダのアップロードができる
  • グリッドビューでの編集が使える
  • CSSを使わなくても一覧画面に簡単な装飾が付けられる(リスト本来の機能)
  • PowerApps、自動化のオプションが一覧画面から使える

Teamsにチームを作るとドキュメントライブラリが使える

Sharepointドキュメントライブラリとは?(Teamsに埋め込まれたSharepointのドキュメントライブラリ)
Teamsに埋め込まれたSharepointのドキュメントライブラリ

2020年以降、Teamsが入り口になってSharepointを本格的に使い始めた人が多いように見受けます。
チーム作ってメンバーとファイル共有、リストにアイテム管理など便利ですよね。

Sharepointドキュメントライブラリとは?(TeamsとSharepointサイトの関係性)
TeamsとSharepointサイトの関係性

▲ チームを作ると、バッググラウンドではそのチームメンバーで共有されるSharepointサイトが作られます。

Sharepointは、元々サイトを作ると既定でドキュメントライブラリ(Shared Documents)が作られます。動作的にはTeamsも同様で、ドキュメントライブラリ配下にチャネル単位のフォルダが作られ、スレッドに投稿したファイルや画像が自動で格納されるようになっています。

まとめ

Sharepointの代表的な機能である「ドキュメントライブラリ」について記事投稿しました。また、機会があれば、役立つTipsや使い方を記事にします。

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