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Sharepointのリストとは?行列データで一貫性のある情報管理を行う。

Sharepointのリストとは?行列データで一貫性のある情報管理を行う。 SharePoint
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Sharepointリストの概要を記事投稿します。

SharePointを使うということは、ツール概念的に「リストを使う」ということに近いと思っています。

表形式のリストはもちろんですが、ドキュメントライブラリ、メディアライブラリ、予定表なども見た目こそ異なるものの、実体としてはリストになっています。

エクセルに慣れている方の中には、Web経由での異なる操作感、エクセルファイルほどの融通の利かなさでなかなかSharePointリストを使わない人もいます。

しかし、一旦、効果的なリスト管理を覚えると再利用可能なデータを集められます。私は、BIツールを複数使っているため、再利用できない形式でのデータを使うことに抵抗があります。

今回は、SharePointリストの概念や使いどころをトピックにします。

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Sharepointのリストとは

Microsoft 365 リストのリストは、情報を整理するための柔軟な方法をユーザーに提供するデータのコレクションです。 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 のリストアプリ、または Teams でリストを作成できます。

マイクロソフト「Microsoft 365 のリストとは何ですか?」

端的にいうと、行と列のあるデータの集まりです。

Sharepointのリストとは?(行と列のあるデータの集まり)
行と列のあるデータの集まり

なんだエクセルみたいなものか、という方はその通り。

SharePoint上でできるデータ管理というのはエクセルでやろうとすれば同様のことが出来ます。ただ、エクセルは柔軟性が高い一方、入力ルールが曖昧になります。

また、エクセルの本質がわかっていない人が表を作ると「データを再利用できない不思議な帳簿のようなもの」ができあがることがあります。

アシアナ
アシアナ

これ、ほんと迷惑だわ。消えて。

アレコレメモ
アレコレメモ

まぁ、まぁ…

SharePointはどちらかというとAccessに近いです。そして、Accessよりは直感的に使いやすく、データを再利用しやすい。最近なら自動化のプラットフォームにすることも出来ます。

リスト管理のメリット

良いところ
  • 定型的な情報の格納に向いている
  • データ型を決められる
  • ビューで見せ方を変えられる
  • ほかのリストを参照できる
  • 自動化ツールを使える
残念なところ
  • 複雑な計算には不向き
  • エクセルと使い勝手がだいぶ違う

リストの仕組み

リストは、情報を書き込む場所です。行・列形式のデータで管理し、ExcelやAccessに近いものですが、より共有することに主眼を置いたツールとなっています。

SharePoint上のアプリ(予定表、ライブラリ、タスク、掲示板など)もリストで管理されています。リストの表現方法を変えることでビジネス用途に応じたアプリを作ることが出来ます。

代表的なリスト構成要素
  • アイテム
  • ビュー
  • フォーム

リストを使う上で押さえておくべきキーワード

行(アイテム)

リストの構成要素で、表形式で表現した場合の行データとなります。アイテムを登録していくと行単位のデータが一行ずつ増えていくイメージです。

リストの構成要素で、表形式で表現した場合の列(カラム・項目)となります。

Sharepointのリストとは?(列定義の編集画面)
列定義の編集画面

列はサイト管理者が自由に定義することができます。

データ型を指定することになるのでエクセルよりも厳密な入力項目を指定できます。すでにあるリストを参照することでリスト間のリレーションを形成することもできます。

ビュー

リストは表示する列を目的に応じて変更することが出来ます。見え方も一つだけではなく、複数の見た目を作ることができます。

Sharepointのリストとは?(ビューを定義すると同じ表でも出力内容を複数用意できる)
ビューを定義すると同じ表でも出力内容を複数用意できる

ビューで指定できる項目は次の通りです。

  • 表示する列
  • 並べ替え
  • グループ
  • 集計
  • 表示するアイテム数

デスクトップでは多くの列を表示、モバイルでは列を制限したりと使い分けることができます。

フォーム

フォームはリスト1アイテムの詳細表示や、投稿・編集を行うためのインターフェースになります(モダンUIでは投稿後の表示・編集は同一フォームとなる)。

  • 投稿フォーム(書込みOK)
  • 編集フォーム(書込みOK)
  • 詳細フォーム(閲覧のみ)
Sharepointのリストとは?(データを表示したり、入力したりするためのフォーム)
データを表示したり、入力したりするためのフォーム

表示する列や並べ替えといった簡単なカスタマイズであればSharePoint上で、込み入ったインターフェースを作りたければPower Appsを使うというのが現在のモダンUIでの仕様です。

データ型(情報の種類)

データ型(情報の種類)は、列の中にどういうデータを格納するかの決めごとです。文字列型には文字列を、数値列には数値をというようにデータを入れてもらうためのルールです。

次のような型があります。

SharePointリストで使える情報の種類
情報の種類 説明
1行テキスト 1行程度の文字列を入れる
複数行テキスト 複数行にわたる文字列を入れる。拡張リッチテキストを有効にすれば装飾も可能。
選択肢 ドロップダウン、チェックボックス、ラジオボタンで選択肢を作れる
数値 整数、小数などの数値を入れる。最小値、最大値の制限が可能、パーセント表示できる。
通貨 円、ドル、ユーロなどの通貨を入れる。通貨単位はたくさんある。
日付と時刻 日付や時間を入れる
参照 別のリストの値を参照できる。データベースでいうところのリレーションシップを構築できる。
はい/いいえ 「はい」「いいえ」のみの単純な選択肢。
ユーザーまたはグループ 組織内のユーザーをメールアドレスやグループで指定する
ハイパーリンクまたは画像 URLと代替テキストを指定して、テキストリンクを生成する。
集計値 同じリスト内のほかの列を関数で集計できる。
イメージ 画像を入れられる
タスクの結果 タスクワークフローを使う時に、承認者に対してほかの選択肢を与えたいときに使います。
外部データ 組織にあるデータベースに接続できる列を作れます。
管理されたメタデータ リスト、ライブラリ、またはコンテンツタイプに追加できる列の種類です。サイトユーザーは特定の用語セットから値を選択し、その値をコンテンツに適用することができます。

フィルター

フィルターはビューで表示されているアイテム一覧を絞り込むための機能です。エクセルで言うところのオートフィルターのようなものです。

Sharepointのリストとは?(フィルターでアイテムを絞ることができる)
フィルターでアイテムを絞ることができる

リストの設定

「リストの設定」は、リストに対する詳細設定画面のことです。リスト自体の名前を変えたり、アクセス権限を変更したりするときに見るのでどこからアクセスできるか知っておく必要があります。

Sharepointのリストとは?(設定画面からリストの設定の呼び出し)
設定画面からリストの設定の呼び出し

▲ SharePoint上の右端の「⚙歯車」から「リストの設定」にアクセスします。

Sharepointのリストとは?(よく使うのは列の作成)
よく使うのは列の作成

▲ 色々設定項目はありますが、よほどのことがなければ普段はほとんど触りません。列の設定はよく使うので押さえておきましょう。

リストのページ

リストを作るとひとつページができてその中に、リストが挿入されます。

このページに対する編集は、モダンUIとクラシックUIで異なっています。クラシックUIでは、リストページも編集できたのですが、モダンUIになってからは編集できなくなってしまいました。

モダンUIで初期リストページとは異なる情報を入れたい場合は、新規にページを作り、そこでWebパーツとしてリストを呼び出す必要があります。

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まとめ

Sharepointリストの概要について投稿しました。

アレコレメモ
アレコレメモ

食わず嫌いしている人も使ってみましょう!

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