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Sharepoint Onlineでの通知設定やり方。メール・Teams連携、カスタマイズ文面も。

SharePoint
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Sharepointに慣れてくるとニーズが高まってくるのが通知設定です。

メール連携、Teams連携がわかるとSharepointリストの有効性を認識します。エクセルでは、とっつきづらいマクロを使わない限り同じようなことはなかなかできませんからね。

Sharepointの通知設定を覚えると、次のような使い方が可能です。

Sharepoint通知設定で広がる使い方
  • 任意のカスタムリスト上にあるアイテムの更新を把握する
  • お知らせ、予定表、掲示板を更新してメンバーに伝達する
  • ファイル・フォルダの変更を把握する
  • リストから定型文章をメール・Teamsで送る

この記事では、Sharepointのリスト、ライブラリの通知設定に触れます。すでに廃れたSharepointクラシックUIのタスクアプリは割愛、Plannerを使うべきでしょう。

このブログでは、モダンUIのみのやり方に触れます。

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Sharepointにおける通知機能

リスト、ライブラリなど標準実装された通知はGUIから設定できます。カスタマイズされた文章を送る場合には、Power Automateを使います。

Sharepointからメール通知を実現する主な方法
設定方法 Sharepoint標準 通知手段
メール Teams
通知による設定 N/A
ルールによる設定 N/A
Power Automate  – 

「ルールによる設定」が使えるのは、リストのみとなります。ドキュメントやページライブラリでは使えない状況です(本記事投稿時点)。

通知による設定は、クラシックUIのときからあった機能です。メール宛先や送付条件、頻度を指定可能です。

一方、ルールによる設定は、モダンUI以降で使えるようになったもので、通知による設定よりもインターフェースが簡素になっています。

アレコレメモ
アレコレメモ

ルールによる設定は、2021年以降に存在に気づきました。

通知による設定、ルールによる設定では、カスタイマイズされた文章やTeams連携はできません。その場合、Power Automateを使うことになります。ローコードによるプログラムなので柔軟性は高いです。

Sharepointからの通知方法

Sharepointのみで実現する方法

まずは、Sharepoint単体で設定する方法です。

通知設定を使ったメール送付

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(通知設定を呼び出す)
通知設定を呼び出す

▲ リストのコマンドバー「・・・」で隠れたメニューより「通知」を選びます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(通知を設定する)
Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(通知を設定する)
通知を設定する

下記の通り、通知タイミングは柔軟性があります。よくわからない場合は、一旦デフォルトで設定して必要な場合にタイミング変更するといいでしょう。

Sharepointの通知で設定できる項目
  • タイトル
  • 送信先
  • 配信方法
    • 電子メール
    • テキストメッセージ(SMS)
  • 通知の対象
    • すべての変更
    • 新しいアイテムの追加
    • 既存のアイテムの変更
    • アイテムの削除
  • 指定の変更に対する通知の送信
    • 変更があったとき
    • 作成したアイテム
    • 作成したアイテムをほかのユーザー・グループが変更したとき
    • 最後に更新したアイテムをほかのユーザー・グループが変更したとき
  • タイミング
    • すぐに通知する
    • 日に一度通知する
    • 週に一度通知する
Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(登録した通知は「個人用通知の管理」から確認する)

▲ 過去に設定した通知は、リストのコマンドバー「・・・」で隠れたメニューより「個人用通知の管理」からいつでも変更・削除が可能です。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(通知設定時に受信するメール)
通知設定時に受信するメール

▲ 通知を設定すると、上記のようなメッセージを受信します。自分以外を宛先にする場合は、受信者にひとこと伝えた方がいいでしょう。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(リストにアイテムが追加されるとメールを受信する)

▲ 今回はアイテムの作成・変更が行われた時に通知がでるようにしています。変更の場合は、変更箇所がわかるようになります。

アレコレメモ
アレコレメモ

通知は、リスト/ドキュメントライブラリ/ページライブラリ(サイトのページ)などSharepoint内で広く使うことができます。

ルール設定を使ったメール送付

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ルール設定を呼び出す)
ルール設定を呼び出す

▲ リストのコマンドバー「自動化」より「+ルールを作成」を選びます。

以下の通知タイミングを選べます。多くの場合、「新しいアイテムが作成されたとき」を使うことになるかと思います。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ルール設定条件)
Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ルール設定条件)
  • 列自体が変更されたとき
  • 列の値が変更されたとき
  • 新しいアイテムが作成されたとき
  • アイテムが削除されたとき

ここでは「新しいアイテムが作成されたとき」を選んでみます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(メールの宛先を指定する)

▲ 送信したいメールアドレスを入力します。リスト内にある人物情報も指定可能です。追加はこれだけです。リストひとつ辺り最大15個までルールを作れます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ルールは簡単にオンオフできる)

▲ 追加されたルールは、「ルールを管理」からいつでも参照可能です。ルールのON/OFFもあるので、一時的にルールを止めることも可能です。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ルール設定時に受信するHTMLメール)

▲ 実際に受信したHTML形式のメール。リストの変化をとりあえず知りたいという用途であれば十分かと思います。

Power Automateと組み合わせる方法

Power AutomateはGUIでワークフローを構築して、Microsoft365アプリやサードパーティ・アプリを複数組み合わせて通知、データ収集、ファイル操作などを行うクラウドサービスです。

ここではメール通知、Teams通知を試してみます。自由度が高いサービスなので、通知以外にも様々なアクションを組み合わせることが出来ます。

ジャル
ジャル

Outlook以外のメール、Slack、Twitter、複数のタスクアプリ、スマホのプッシュ通知なんかもあるわよ。

Power Automateはそれだけでブログコンテンツが作れるほど奥が深い自動化プラットフォームです。今回は概要説明は省き、通知のみに絞った設定方法のみご紹介します。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(PowerAutomateアプリの呼び出し)

Power Automateは、Microsoft365の対応したプランを使っていれば使うことができます。

私はプライベートでビジネススタンダードのプランを使っており、Power Automate / Apps ともに使えるようになっています。

Power Automateでフローを作る流れ
  • 手順1
    フローの種類を決める
  • 手順2
    トリガーを指定する
  • 手順3
    アクションを構築する
  • 手順4
    動作確認を行いリリースする

ここでは、以前ブログの記事にもしたFAQリストを通知のインプットにしてみます。リストではなくライブラリでも操作方法は大きくは変わりません。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(テストするリストの列構成)
リストの列構成

手順1 フローの種類を決める

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(自動化したクラウドフローを指定する)

「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選び、フロー作成を開始します。

「自動化したクラウドフロー」は、指定した条件が満たされると自動的に開始されるフローです。

手順2 トリガーの指定

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(フロー名称とトリガーを決める)

▲ フロー名称とトリガーを指定します。ここでは次の通りとしました。

  • フロー名称:「FAQからのメール/Teams通知」
  • トリガー:(Sharepoint)項目が作成されたとき

何も指定せず、スキップして後から考えることもできます。フローは慣れると増えていくので、わかりやすい識別しやすいものにしておくことをおすすめします。

リストやライブラリから始まる処理であれば、フロー名称に次のようなものを含んでおくと良いでしょう。

  • サイト名
  • リスト・ライブラリ名
  • 処理内容を短く
Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Sharepointサイトとリストを指定する)

▲ 次の画面からフロー作成が始まります。今回のトリガーはSharepointリストの項目(アイテム)が作成されたときに処理が始まるフローです。

ここでは、以下を指定します。

  • サイトアドレス
  • リスト名
Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Sharepointサイトの候補が表示される)

▲ サイトは右端の▽を選ぶと権限のあるサイトが出力されます。

サイトが出てこない場合は、「カスタム値の入力」からサイトのトップアドレスを入力して探します。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(トリガー設定が終わったらアクションを追加する)
トリガー設定が終わったらアクションを追加する

▲ サイトを指定すると、サイト内のすべてのリストが候補で出てきます。通知対象のリストを選択します。

手順3 アクションの指定

メールの場合

Power Automateで扱えるメールアプリはOutlook、Gmailをはじめ複数あります。ここでは、Outlookを指定しました。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(ステップの追加方法)
ステップの追加方法

Outlookに関するアクションは数種類存在します。ここでは「メールの送信(V2)」を使ってみます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(メールアドレスと件名を入れる)
メールアドレスと件名を入れる

▲ 以下を最初に入れます。

  • 宛先:メールアドレス(Outlookの場合、いくつか文字列を入れると組織内で有効なメールアドレスが候補で表示される)
  • 件名:わかりやすい件名を入れる

次に、本文を入れていきます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Power Automate特有の動的コンテンツ)

▲ Power Automate特有の「動的コンテンツ」機能でトリガーや前の処理で指定したアクションなどから変数を取得できます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(動的コンテンツで作るメール本文)
動的コンテンツで作るメール本文

▲ 本文欄では、ワードライクなエディターを使うことができます。多少、装飾をかけようとすると使いづらいので私はHTMLで本文を用意することが多いです。

Teamsの場合

続けて、Teamsにもメッセージを入れてみましょう。メッセージはチャットとして個人宛に送るか、チームのチャネル内に投稿することが可能です。

Teamsメッセージに関するアクションは数種類存在します。ここでは「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する(プレビュー)」を使ってみます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Teamsで使えるアクションはたくさんある)

「プレビュー」となっているのでそのうち名前が変わりそうです。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(メッセージの投稿者を指定する)

▲ メッセージの投稿者をフロー所有者か、ボットを指定することができます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(メッセージの投稿先を指定する)

▲ 投稿先はチャネルか、チャットを選ぶことができます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(チーム、チャネルを指定する)

▲ ここではフロー投稿者をボット、投稿先をチャネルにしてみました。チームやチャネル名は使っているものから選びます。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(動的コンテンツで作るメッセージ本文)
動的コンテンツで作るメッセージ本文

▲ 「Message(本文)」は、メールと同じ内容です。

通知のみであれば、これでアクションの構築は終わりです。

手順4 動作確認を行いリリースする

今回は、Sharepointの「項目が作成されたとき」をトリガーにしているので、実際にアイテムを追加します。

通知の宛先(メールアドレス、チャネル)などは試作時はテスト指定して、動作確認ができたら正規のものにすると良いでしょう。

以下、メールの受信例。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Power Automateによるカスタマイズされたメール文章)
Power Automateによるカスタマイズされたメール文章

以下、Teamsの受信例。

Sharepoint Online通知設定方法。メール・Teams連携、カスタマイズ文面(Power AutomateによるカスタマイズされたTeamsメッセージ)
Power AutomateによるカスタマイズされたTeamsメッセージ
ジャル
ジャル

まず、速攻でクレジットカードを停止しましょう。

アンナ
アンナ

よく見ると、Q&Aになってないわね。

アレコレメモ
アレコレメモ

こ、こら… 言われなければ気づかない微妙な不備を(画像張り替えが面倒なので放置です

まとめ

Sharepointからの通知に焦点をあてて記事投稿しました。

リストにデータをあつめておき、Power Platformの機能を有効活用すれば、データの再利用が可能となります。通知以外にも色々できることがあります。

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