SharepointでOneNoteを効果的に使う方法をご紹介します。
シェアポイントでサイトを作ると、既定で一つのOneNoteが付属しています。私の勤め先は数千名規模ですが、OneNoteの利用率はそこまで高くないですね。感覚的に1割程度に感じています。
でも、OneNoteって慣れるとアイデアをラフに書いていけるので楽なんですよね。領域、印刷範囲も気にせず自由に書きなぐれる。
編集ショートカットの一部は、ほかのMS製品と共通で使えるものが多いので、それらを覚えてしまえば文章構成を整理しつつ、要点をまとめられます。
チームメンバーと効率よくOneNoteを共有するやり方について触れていきます。
Sharepointには既定で一つノートブックが存在する
チームサイトを作ると、既定で一つノートブックが付属してきます。
SharepointでOneNoteを使うことのメリット
サイト権限と同じ公開範囲でノートブックを共有できる
チームサイトに既定で紐づくOneNoteを使うと、サイトと同じ公開範囲でノートブックやページを共有できます。
▲ チームサイトに紐づくOneNoteであれば、サイトを閲覧できる人はOneNoteも閲覧できるし、サイトを投稿・編集できる人はOneNoteも編集することができます。権限の考え方がシームレスでわかりやすい。
この考え方は、TeamsチームのデータバックボーンであるSharepointも同様よ。
SharepointがわからなくてもOneNoteのページ編集さえできればよい
SharepointはWeb媒体という都合、使い方にお作法があります。
モダンサイト以降は直観的な操作になりつつあるものの、ページ編集の操作はWordやPowerPointとは大きく使い勝手が異なるので初見ではまず使えません。
一方、OneNoteはページの好きな場所に書き込むだけです。リボンメニューのインターフェースもWordやPowerPointに近しいのでなんとなく操作することが出来ます。
画像引用 Microsoft
領域を気にせず、自由気ままに書きなぐれるのはOneNoteならではの特徴でもあります。
OneNoteアプリから編集できる
通常、Sharepointの操作はWeb上で行います。
Web上の操作が苦手でシェアポイントを使うことに抵抗がある人もいるでしょう。編集対象がOneNoteのノートブックであれば、デスクトップアプリからでも開けます。
ブラウザでSharepointをわざわざ開く必要もありません。
Sharepoint上のOneNote使い方
サイト標準のノートブックにアクセスする
Webから開く
チームサイトであれば、サイトを作ったときにノートブックも自動で生成されます。
▲ 既定では「サイトのリソースファイル」ライブラリにノートブックは生成されます。また、左サイドバーにノートブックへのリンクが表示されます。
ノートブックがない場合は、「サイトのノートブック」が有効になっていない可能性があります。サイトの管理者であれば、以下の要領で有効化することができます。
- サイトの設定⇒サイトの操作⇒サイト機能の管理
- サイトのノートブック（既定はアクティブ）
OneNoteアプリから開く
Windowsデスクトップからは「OneNote」アプリを使って、Sharepoint上のノートブックを開くことができます。
ここで一点注意が。
Windows10に2種類のOneNoteがプリインストールされています。（11では一つのOneNoteがプリインストール）
- OneNote（★こっちを使う）
- OneNote for Windows 10
「OneNote for Windows 10」は、Sharepointとの連携はできません。もうひとつのOneNoteを使うようにします。
「ファイル」→「開く」から「参照」へと移り、OneNoteアプリから新たなノートブックを開きます。
▲ 連携させたいSharepointサイトURLのトップアドレスをいれます。（あるいは開きたいドキュメントライブラリ）
▲ ここではサイト標準のノートブックを開きたいので、「サイトのリソースファイル」ライブラリを開きます。
▲ 対象のノートブックを開きます。
▲ ノートブックが開かれました。アプリを閉じても履歴が残り、次回以降はノートブックが開きやすいようになっています。
ノートブックの共有
Sharepoint上にノートブックを共有する必要がある場合には、ノートブックから新たな共有を行うのではなく、サイト上のアクセス権を変更したほうがよいでしょう。
ノートブック側からの共有設定の変更は避けたほうがよいです。
サイトや、ノートブックを格納しているドキュメントライブラリからのアクセス権を継承しているほうがサイト内で一貫性が保たれるのでサイト所有者としては管理しやすいです。
ノートブックの移動
ドキュメントライブラリにノートブックを置いておけば、通常のライブラリ操作でノートブックを移動できます。サイト内の異なるライブラリにも移動できます。
ドキュメントライブラリにノートブックを新規作成する
これは、Web操作で簡単に作れます。
▲ ノートブックを格納したいドキュメントライブラリを開き、「＋新規」から「OneNote ノートブック」を選びます。
ノートブックに名称をつけます。アクセス権は、ドキュメントライブラリから継承されます。
SharepointページにOneNoteを埋め込む
実は、OneNoteをSharepointページに埋め込むことも可能です。
- ノートブックのURLを取得する
- iframeコードを作成する
- 埋め込みたいページの埋め込みパーツ上で 2. のコードを貼り付ける
手順1 ノートブックのURLを取得する
Sharepointに埋め込みたいノートブックをWebで開き、URLバーからノートブックのURLをコピーします。
手順2 iframeコードを作成する
https://xxxxx.sharepoint.com/:o:/r/sites/akmemo2/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={DBAB97DD-0625-4B82-B611-99F2AEF29E34}&file=アレコレメモ のノートブック&action=edit&mobileredirect=true&wdorigin=Sharepoint
▲ コピーしたURLの青太字になっている箇所を抜き出します。コピー方法によっては、記号がUTF-8でエンコーディングされていることもあるので、その場合にはデコードするツールを使います。
抜き出したのちに以下のようなHTMLコードを作成します。
<iframe height="500" width="700" src="https://xxxxx.sharepoint.com/sites/akmemo2/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={DBAB97DD-0625-4B82-B611-99F2AEF29E34}"></iframe>手順3 埋め込みパーツ上でiframeコードを貼り付ける
▲ Sharepointページの編集を開始し、埋め込みパーツを呼び出します。
準備していたHTMLコードを貼り付けます。
▲ OneNoteがSharepointサイト上に埋め込まれました。ノートブックは最後に開かれたページが表示されます。議事録や検討アイデアの共有に良さそうです。
TeamsチャネルにチームのOneNoteを埋め込む
Teamsでチームを作ると、その裏側ではSharepointサイトが自動生成されています。このサイトは、チームサイトですのでOneNoteのノートブックも同様に生成されます。
このノートブックを使えば、チームからのアクセス権を継承されたノートブックを使うことができます。
▲ タブの追加からOneNoteを選び、開きたいノートブックを選ぶだけです。デスクトップアプリとはことなり、権限のあるサイト上のノートブックを候補表示してくれます。
▲ チャネルにノートブックへのタブが追加されました。これでアクセスしやすくなります。
まとめ
SharepointとOneNoteを連携して使う方法を投稿しました。
ノートブックの利用に慣れた職場であれば、Sharepointとのコラボレーションでコンテンツ作成を加速させられます。スピーディーにアイデアを残しつつ、しっかりとメンバーで共有していきましょう。
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