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【Tips】シェアポでOneNote♪(連携・活用・埋め込み)

Sharepointに付属しているOnenoteはどう使うべきかSharePoint

SharepointでOneNoteを効果的に使う方法をご紹介します。

シェアポイントでサイトを作ると、既定で一つのOneNoteが付属しています。私の勤め先は数千名規模ですが、OneNoteの利用率はそこまで高くないですね。感覚的に1割程度に感じています。

アレコレメモ
アレコレメモ

でも、OneNoteって慣れるとアイデアをラフに書いていけるので楽なんですよね。領域、印刷範囲も気にせず自由に書きなぐれる。

編集ショートカットの一部は、ほかのMS製品と共通で使えるものが多いので、それらを覚えてしまえば文章構成を整理しつつ、要点をまとめられます。

チームメンバーと効率よくOneNoteを共有するやり方について触れていきます。

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Sharepointには既定で一つノートブックが存在する

チームサイトを作ると、既定で一つノートブックが付属してきます。

SharepointでOneNoteを活用する(サイトとノートブックの関係性)
サイトとノートブックの関係性
SharepointでOneNoteを活用する(サイトとノートブックの関係性)

コミュニケーションサイトなど一部のサイトテンプレートでは、OneNoteが無効化されていることもあります。

SharepointでOneNoteを使うことのメリット

サイト権限と同じ公開範囲でノートブックを共有できる

チームサイトに既定で紐づくOneNoteを使うと、サイトと同じ公開範囲でノートブックやページを共有できます。

SharepointでOneNoteを活用する(サイト上のノートブックの共有範囲)
サイト上のノートブックの共有範囲

チームサイトに紐づくOneNoteであれば、サイトを閲覧できる人はOneNoteも閲覧できるし、サイトを投稿・編集できる人はOneNoteも編集することができます。権限の考え方がシームレスでわかりやすい。

アンナ
アンナ

この考え方は、TeamsチームのデータバックボーンであるSharepointも同様よ。

OneNoteアプリに付属する「個人用」「マイノートブック」、あるいは使用者氏名の名前がついたノートブックは、情報の格納先がローカル、あるいはOnedriveである可能性があります。

Onedriveを使っている場合、同僚とノートブックやページを共有することはできますが、共有が必要なタイミングで権限設定する煩雑さがあります。

SharepointがわからなくてもOneNoteのページ編集さえできればよい

SharepointはWeb媒体という都合、使い方にお作法があります。

モダンサイト以降は直観的な操作になりつつあるものの、ページ編集の操作はWordやPowerPointとは大きく使い勝手が異なるので初見ではまず使えません。

一方、OneNoteはページの好きな場所に書き込むだけです。リボンメニューのインターフェースもWordやPowerPointに近しいのでなんとなく操作することが出来ます。

SharepointでOneNoteを活用する

画像引用 Microsoft

領域を気にせず、自由気ままに書きなぐれるのはOneNoteならではの特徴でもあります。

OneNoteアプリから編集できる

通常、Sharepointの操作はWeb上で行います。

Web上の操作が苦手でシェアポイントを使うことに抵抗がある人もいるでしょう。編集対象がOneNoteのノートブックであれば、デスクトップアプリからでも開けます。

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

ブラウザでSharepointをわざわざ開く必要もありません。

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Sharepoint上のOneNote使い方

サイト標準のノートブックにアクセスする

Webから開く

チームサイトであれば、サイトを作ったときにノートブックも自動で生成されます。

SharepointでOneNoteを活用する(サイトからノートブックを開く)
サイトからノートブックを開く

▲ 既定では「サイトのリソースファイル」ライブラリにノートブックは生成されます。また、左サイドバーにノートブックへのリンクが表示されます。

SharepointでOneNoteを活用する(サイトからノートブックを開く)
ノートブックを初めて開いた状態
ノートブックが見当たらない場合

ノートブックがない場合は、「サイトのノートブック」が有効になっていない可能性があります。サイトの管理者であれば、以下の要領で有効化することができます。

  • サイトの設定⇒サイトの操作⇒サイト機能の管理
    • サイトのノートブック(既定はアクティブ)
SharepointでOneNoteを活用する(サイトの設定からノートブックを有効化する)
サイトの設定からノートブックを有効化する

OneNoteアプリから開く

Windowsデスクトップからは「OneNote」アプリを使って、Sharepoint上のノートブックを開くことができます。

アレコレメモ
アレコレメモ

ここで一点注意が。

Windows10に2種類のOneNoteがプリインストールされています。(11では一つのOneNoteがプリインストール)

SharepointでOneNoteを活用する(Windows10ではOneNoteが2種類ある)
  • OneNote(★こっちを使う)
  • OneNote for Windows 10

「OneNote for Windows 10」は、Sharepointとの連携はできません。もうひとつのOneNoteを使うようにします。

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

「ファイル」→「開く」から「参照」へと移り、OneNoteアプリから新たなノートブックを開きます。

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

▲ 連携させたいSharepointサイトURLのトップアドレスをいれます。(あるいは開きたいドキュメントライブラリ)

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

▲ ここではサイト標準のノートブックを開きたいので、「サイトのリソースファイル」ライブラリを開きます。

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

▲ 対象のノートブックを開きます。

SharepointでOneNoteを活用する(OneNoteアプリからSharepoint上のノートブックを開く)

▲ ノートブックが開かれました。アプリを閉じても履歴が残り、次回以降はノートブックが開きやすいようになっています。

ノートブックの共有

Sharepoint上にノートブックを共有する必要がある場合には、ノートブックから新たな共有を行うのではなく、サイト上のアクセス権を変更したほうがよいでしょう。

SharepointでOneNoteを活用する(Sharepointサイト上のノートブックの共有設定)

ノートブック側からの共有設定の変更は避けたほうがよいです。

サイトや、ノートブックを格納しているドキュメントライブラリからのアクセス権を継承しているほうがサイト内で一貫性が保たれるのでサイト所有者としては管理しやすいです。

ノートブックの移動

ドキュメントライブラリにノートブックを置いておけば、通常のライブラリ操作でノートブックを移動できます。サイト内の異なるライブラリにも移動できます。

SharepointでOneNoteを活用する(ノートブックはライブラリ間で移動できる)
ノートブックはライブラリ間で移動できる

ドキュメントライブラリにノートブックを新規作成する

これは、Web操作で簡単に作れます。

SharepointでOneNoteを活用する(ドキュメントライブラリにノートブックを作成する)
SharepointでOneNoteを活用する(ドキュメントライブラリにノートブックを作成する)

▲ ノートブックを格納したいドキュメントライブラリを開き、「+新規」から「OneNote ノートブック」を選びます。

ノートブックに名称をつけます。アクセス権は、ドキュメントライブラリから継承されます。

SharepointページにOneNoteを埋め込む

実は、OneNoteをSharepointページに埋め込むことも可能です。

Sharepoint、あるいは Onedrive for Business 上にあるノートブックを埋め込むことが可能です。ただ、権限設定に配慮が必要なため、可能であれば共有したいサイト上のノートブックがよいでしょう。

OnenoteをSharepointページに埋め込む方法
  1. ノートブックのURLを取得する
  2. iframeコードを作成する
  3. 埋め込みたいページの埋め込みパーツ上で 2. のコードを貼り付ける

手順1 ノートブックのURLを取得する

Sharepointに埋め込みたいノートブックをWebで開き、URLバーからノートブックのURLをコピーします。

SharepointでOneNoteを活用する(Sharepointページにノートブックを埋め込む)

手順2 iframeコードを作成する

https://xxxxx.sharepoint.com/:o:/r/sites/akmemo2/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={DBAB97DD-0625-4B82-B611-99F2AEF29E34}&file=アレコレメモ のノートブック&action=edit&mobileredirect=true&wdorigin=Sharepoint

▲ コピーしたURLの青太字になっている箇所を抜き出します。コピー方法によっては、記号がUTF-8でエンコーディングされていることもあるので、その場合にはデコードするツールを使います。

抜き出したのちに以下のようなHTMLコードを作成します。

<iframe height="500" width="700" src="https://xxxxx.sharepoint.com/sites/akmemo2/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={DBAB97DD-0625-4B82-B611-99F2AEF29E34}"></iframe>

手順3 埋め込みパーツ上でiframeコードを貼り付ける

SharepointでOneNoteを活用する(Sharepointページにノートブックを埋め込む)

▲ Sharepointページの編集を開始し、埋め込みパーツを呼び出します。

SharepointでOneNoteを活用する(Sharepointページにノートブックを埋め込む)

準備していたHTMLコードを貼り付けます。

SharepointでOneNoteを活用する(Sharepointページにノートブックを埋め込む)

▲ OneNoteがSharepointサイト上に埋め込まれました。ノートブックは最後に開かれたページが表示されます。議事録や検討アイデアの共有に良さそうです。

TeamsチャネルにチームのOneNoteを埋め込む

Teamsでチームを作ると、その裏側ではSharepointサイトが自動生成されています。このサイトは、チームサイトですのでOneNoteのノートブックも同様に生成されます。

このノートブックを使えば、チームからのアクセス権を継承されたノートブックを使うことができます。

SharepointでOneNoteを活用する(Teamsタブにノートブックを追加する)

▲ タブの追加からOneNoteを選び、開きたいノートブックを選ぶだけです。デスクトップアプリとはことなり、権限のあるサイト上のノートブックを候補表示してくれます。

SharepointでOneNoteを活用する(Teamsタブにノートブックを追加する)

▲ チャネルにノートブックへのタブが追加されました。これでアクセスしやすくなります。

まとめ

SharepointとOneNoteを連携して使う方法を投稿しました。

ノートブックの利用に慣れた職場であれば、Sharepointとのコラボレーションでコンテンツ作成を加速させられます。スピーディーにアイデアを残しつつ、しっかりとメンバーで共有していきましょう。

Onenoteはキンドル書籍なら破格で学べる

Kindleで読める電子書籍にOnenote関連書籍がかなりあります。

しかも、読み放題対象Kindle Unlimited)にはいっているものが数点あります。

参考 Kindleストア「Onenote」検索結果

私は、Kindle Oasisという電子書籍リーダーを持っている都合、Kindle Unlimited読み放題のサブスクに加入しています。月額980円で200万冊以上の書籍が読み放題となります。

紙の書籍なら数千円払わないと読めませんが、読み放題であれば月額980円でいくらでも読めます。

若干型落ちの書籍が多いものの、機能的には大きく変わるものではないのでOnenoteを覚えるのには必要十分です。

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