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SharePoint「サイトのページ」基本操作。そろそろモダンUIに慣れよう。

SharePoint「サイトのページ」基本操作。新しいモダンUIに慣れよう。 SharePoint
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SharePointのモダンUIに絞ったページ編集方法をトピックにします。

ここ数か月はクラシックUIを封印してモダンUIに慣れるようにしています。使い勝手は、ワードプレスのブロックエディタ「Gutenberg」に非常に似ています。最初はとっつきづらいものの、慣れて要領を得ると表現力が上がります。

今回は、「サイトのページ」の基本操作を投稿します。

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SharePointにおけるページとは

ページとは、情報を記入できる領域のことです。

テキストを手で入力したり、表や画像、リンクなどを挿入できるほか、SharePointのリスト、ライブラリ、アプリ、Microsoft365のほか製品(エクセル、パワーポイント)なども入れ込めるWebページになります。

ページの種類・違い

ページには「サイトのページ」「Wiki」「ニュース投稿」などあります。

ニュース投稿(時系列でアーカイブしてくれる)

「サイトのページ」「ニュース投稿」は機能そのものは同じものです。

ワードプレスを使ったことある人に表現するとすれば、「サイトのページ」が固定ページ(静的ページ)、「ニュース投稿」が投稿ページ(時系列なアーカイブ)になります。

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SharePointモダンUIでページを編集する

基本操作

新規ページを作成する

ページの編集は「サイトのページ」から行います。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(サイドバーに「サイトのページ」リンクがある場合)
サイドバーに「サイトのページ」リンクがある場合
SharePoint「サイトのページ」基本操作(または、歯車からサイトコンテンツからサイトのページへアクセスする)
または、歯車からサイトコンテンツからサイトのページへアクセスする

▲ サイドバーなどのアクセスしやすい場所に「ページ」があればそこからアクセスできます。

サイドバーにリンクがない場合は、「サイトコンテンツ」⇒「サイトのページ」でアクセスできます。 

SharePoint「サイトのページ」基本操作(新規ボタンで表示されるオプション。大抵はサイトページで事足りる)
新規ボタンで表示されるオプション
大抵はサイトページで事足りる

▲ 「+新規」ボタンで「サイトページ」を選ぶとモダンUIで編集できます(Wikiページ、WebパーツページはクラシックUIでの編集になるので割愛します)。

既存ページを編集する

SharePoint「サイトのページ」基本操作(サイトページの一覧)
サイトページの一覧

▲ 「サイトのページ」一覧から既存のページを選択して、「✏編集」ボタンで編集を開始します。

既存ページの名前を変更する

SharePoint「サイトのページ」基本操作(名前の変更はサイトページ一覧からでも行える)
名前の変更はサイトページ一覧からでも行える

▲ 「サイトコンテンツ」⇒「サイトのページ」でアクセスして、変更したいページを右クリック⇒「名前の変更」で変更が出来ます。

既定とは異なるページをホーム画面にする

SharePoint「サイトのページ」基本操作(ホーム画面の入れ替え)
ホーム画面の入れ替え

▲ 「サイトコンテンツ」⇒「サイトのページ」でアクセスして、変更したいページを右クリック⇒「このページをホームに指定」でホーム画面の入れ替えが出来ます。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(よく使うページはサイトページ一覧の上部に固定しておくとアクセスしやすくなる)
よく使うページはサイトページ一覧の上部に固定しておくとアクセスしやすくなる

なお、ホーム画面についてはよく編集するページなので、サイトのページ一覧画面の「上部に固定」しておくとページが増えた時に見つけやすくなります。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(ページの一つをサイトページ一覧の上部に固定)
ページの一つをサイトページ一覧の上部に固定

通知を受け取る・解除する

ページが新規発行されたとき、編集された時などにメールで通知を受けることが可能です。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(ページが変更されたらメール通知を受けられる)
ページが変更されたらメール通知を受けられる

▲ メニューバーの「・・・」から「⏱通知」を選択します。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(わりと細かい通知設定)
わりと細かい通知設定

▲ 好みの設定を行い、「OK」を押せば設定完了です。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(もちろん解除もできる)
もちろん解除もできる

▲ 通知を止める場合場合は、メニューバーの「・・・」から「個人用通知の管理」から解除可能です。

エクセルにエクスポートする

サイトページの一覧はエクセルに出力可能です。ページの要不要、改善をチームで話すときなどに便利かもしれません。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(サイトページの一覧をエクセルで出力できる)
サイトページの一覧をエクセルで出力できる

▲ メニューバー「Excelにエクスポート」を選択してダウンロードします。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(「query.iqy」という聞き慣れない拡張子)
「query.iqy」という聞き慣れない拡張子

▲ 「query.iqy」というクエリーファイルがダウンロードされます。ウィンドウズ環境ではダブルクリックするとエクセルが開き、データが描画されます。

残念ながらMac環境ではこのファイルは扱えないようです。これは正常な動作で、どうしても開きたければウィンドウズを使いなさい、というのがMicrosoftの見解のようです。

チェックイン・チェックアウト

ドキュメントライブラリだけではなく、ページにもチェックイン・チェックアウトの概念が取り入れられています。

チェックイン・チェックアウトとは?

SharePointにおける排他制御機能です。同時編集を防ぎ、変更履歴を残すために使われます。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(SharePointのチェックイン・チェックアウト)
SharePointのチェックイン・チェックアウト

「Check-in(返却する)」「Check-Out(貸し出し)」をするというのは米語の図書館で使われる表現です。意識的にチェックアウトしていなくても編集を開始するとチェックアウト状態になっていて肝心な編集ができない、というのはSharePointあるあるの一つでしょう。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(チェックアウト状態)
チェックアウト状態

ページの場合、編集を途中でやめてほかの画面を開いてしまうとチェックアウト状態になります。

SharePoint「サイトのページ」基本操作(何も編集しなかったら、変更の破棄で抜けた方がよい)
何も編集しなかったら、変更の破棄で抜けた方がよい

ほかの画面に遷移する前に、変更を保存しないのであれば「変更の破棄」を行うようにすると意図せずチェックアウトされるのを防げます。

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まとめ

今回は、ページの基本操作について投稿しました。次回はちょっとクセのあるブロック単位で編集するエディタやWebパーツを取り上げます。

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