SharepointとTeamsの違いや、二つのツールの使い分け方法について投稿します。
コロナ禍、最初の緊急事態宣言をきっかけに爆発的にTeamsアクティブユーザー数が増えました。それまで、Office365はもちろんMicrosoft365を使ってこなかった人にとっては急に社内に浸透し始めたビジネスチャットツールとなったことでしょう。
通話、会議、チャットができてチャネルで掲示板的な使い方ができる。
っと、ここまでは 一般的なTeamsの利用方法 です。
Teamsのデータバックボーンには、ツールとして息の長いSharepointが使われています。見た目はうまいこと統合してしまっているので、ドキュメントライブラリやリストなどがSharepoint発祥であることに気づかずに使われている方もいるのではないでしょうか。
Teamsの裏の方にいるSharepointってやつがいまひとつわからない。なんか関係ありそうなんだけど、どう使えばいいのかさっぱり。
Teamsでチームを作ると、その裏で新しいSharepointチームサイトも構成されています。せっかくあるものなら、うまく使えばメンバー間でのコラボレーションが捗ること間違いなし。
SharepointとTeamsの違いに触れつつ、うまく使っていくコツを触れていきます。
SharepointとTeamsの違い
Sharepointについて
もう10年以上の使われてきた良い意味・悪い意味含めて「廃れたツール」です。
Sharepointは、同僚や社外の顧客やパートナーとドキュメント管理におけるコラボレーションを促進させるツールです。
- 厳密なバージョン管理
- Officeツールを使った共同編集
- Onedriveクライアントツールを使ったファイル同期
- 300タイプ以上のファイルプレビューに対応
- 包括的なデータガバナンス、コンプライアンス機能
- Delve、Sharepointサーチを使ったファイル検索
Sharepointのページ機能を使えば、複数のドキュメントライブラリを構成したり、任意のページに埋め込んだりと自由度はさらに高まります。
モダンUIサイトではあまり推奨はされていませんが、サブサイトを作ったり、より細かく柔軟性を持たせた権限設定をグループに適用したりすることが可能です。
昨今流行りのPower Platformと連携させれば、ローコードで業務を自動化することができます。リスト更新やファイル更新をトリガーにしたシンプルなワークフローであれば、Power Automateからすぐに使うことができます。
Sharepointだけではコラボレーションが完結しない
Sharepointはコラボレーションの代表格のように扱われますが、実際のところ単体ではコラボレーションは進みません。電子メールは送りづらいし、電話・チャットはできずに旧来のSkypeか、Teamsにアプリをスイッチする必要があります。
これらの欠点を補うために、Sharepointもニュースフィード、掲示板などの機能を実装してきましたが、広くは普及しませんでした。
Teamsについて
Sharepointは比較的新しいツール、テレワークが当たり前になった昨今、一気に利用者数が増えました。
製品としては、ユニファイド・コミュニケーション、コラボレーションツールなどと位置付けられ、企業におけるチャット、ビデオ会議、文書管理、アプリ統合を可能としたサービスとなっています。
複数のMicrosoft365プロダクトを一つのUIで見れるようにしています。例えば、次のようなものをアプリ一つの画面で操作することができます。
- Exchange
- Planner
- Onenote
- Sharepoint Online
- Power BI
- カスタムアプリ
これら複数アプリをまとめる多機能性は、仕事をする上でのアプリ間の操作、操作コンテキストをスイッチする手間を減らします。
Teamsは、全てのプロダクトで一貫したセキュリティ設定を保つためにOffice365グループを使い、Teams内で使われるリソースへ割り当てる権限設定をシンプルにしてくれています。
Teamsチームを作るともれなくSharepointが付いてくる
Teamsでは、部署や所属、プロジェクトで使える「チーム」という概念がありますよね。
チームを作ると、テーマごとにチャネルを作ることができ、チャットでの会話、ファイル共有、ワンクリックで会議を始めるという使い方ができます。
チーム乱立すぎてすぐにミュートしているわ。
チャネルで共有されるファイルは、Sharepoint Online上に格納されます。ファイルの文書管理でつかわえれるドキュメントライブラリは、Sharepointで提供されるものと全く同じです。チームを作ると自動的にSharepointサイト（チームサイト）が構築されます。
チームサイトには既定でドキュメントライブラリが一つ含まれますので、チャネルを作ると同じ名前でフォルダが作られます。以前はチームを変更しても、フォルダ名は変わらなかったのですが最近はチーム変更にフォルダ名も追従するように仕様変更されています。
2つのツールの効果的な使い方・使い分け
情報を整理して蓄積することに長けたSharepoint、タイムリー性とコラボレーションに長けたTeams、それぞれの特性を生かして使いこなします。
Sharepoint を使うのが適したケース
厳密な納期管理、タスク管理など求められる場合にはSharepointが適しています。
Teamsのチャネル投稿は次から次へと流れていきます。リンクやファイルを貼っても「あれ？あのファイルはどこ？」というケースはままあります。
Sharepoint側で情報をオーガナイズしてメンバーにアナウンスすると良いでしょう。
Teams を使うのが適したケース
毎日細かい日常業務が多く、メンバーが多いプロジェクトである場合は、Teamsがメンバーの生産性を向上させるのに適しています。
人数が多い場合、ファイル共有のバッググラウンドにSharepointが存在していることを把握していないケースがあり得ますが、逆に好都合、アクセス権限もチーム設定が継承されており、運用管理がシンプルになります。
まとめ
SharepointとTeamsの違いや、二つのツールの使い分け方法について投稿しました。
ツールを便利に使いこなして楽をしましょう。
↓チームに付随するサイト内にOnenoteを作れば、メンバーでメモを共有できる。
↓Teamsチャネルのリアクションを集計して結果をSharepointに格納するなんて使い方も。
