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Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元。これを抑えれば安心安全

Googleスプレッドシートのバックアップ履歴・復元。これを抑えれば安心安全 スプレッドシート
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Googleスプレッドシートのファイルやセルの変更履歴の使い方を投稿します。

スプレドシートをはじめとしたクラウド型のオフィスツールは変更が自動で保存されます。便利な機能の反面、ファイルに対する変更をファイルごとに保存してきた少し前の世代からすると、変更履歴の追い方がちょっとわかりづらいですよね。

アンナ
アンナ

え!?なに、まだ「CTRL+S」押しているの?クスっ

アレコレメモ
アレコレメモ

そのうち、保存する行為がオワコンになっちゃうんですかね。

ということで、スプレッドシートでの変更履歴の利用方法を見ていきます。

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スプレッドシートで編集した内容は自動バックアップされる

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元

Excelのデスクトップアプリと違って、スプレッドシートファイル内の変更は自動で保存されます。

自動保存はファイルを必要以上に増やさなくて良いというメリットがある反面、変更履歴の確認方法を知らないとファイルに対する大きな変更をどの時点で行ったか、という確認が難しくなります。

変更履歴の使い方を押さえておけば、過去のバージョンへ戻す・復元するのも簡単です。

履歴はファイルそのものと、セル単位に記録されます。チームでの共同編集環境では強力な機能となりますので要領を押さえておきましょう。

スプレッドシートの編集・変更履歴・復元の使い方

アレコレメモ
アレコレメモ

変更履歴は、パソコンから確認します。

ファイルの変更履歴

変更履歴を確認する

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(変更履歴を確認する)

▲ 「ファイル」メニューから「変更履歴」を開き、「変更履歴を表示する」を選択します。または、ショートカットの呼び出しも可能です。

Windows Ctrl + Alt + Shift + H
Mac Cmd + Option + Shift + H
Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(変更履歴の一覧画面)

▲ 右側にバックアップ一覧が出力されます。最も上に表示されているものが、「現在の版」となります。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(バージョン・版ごとに変更箇所がわかる)

▲ 「変更を表示」チェックボックスはデフォルトでONになっており、項目を選んでいくと変更箇所が色付けで表示されます。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(変更箇所の表示・非表示切り替え)

▲ チェックボックスを外すと、変更箇所の色付けは非表示となります。

変更内容を名前付き版で保存する

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(版には名前をつけられる)

▲ 大事な変更をしたバージョン(版)には、名前を付けておくことができます。

各バージョン右上のドットマークから「この版に名前をつける」とするか、版名称をダブルクリックして任意の名前を付けます。

この記事投稿時点で、名前を付けられる版の数には制約があります(最大15)。

バックアップから戻す・復元する

誤って変更を加えた場合でも変更前の時点に復元することが可能です。これは自動バックアップの大きな利点です。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(バージョン・版を復元する)

▲ 各バージョン右上のドットマークから「この版を復元」とするか、画面上に大きくアピールしている緑のボタンから指定した版への復元が可能です。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(復元後の一覧画面)

▲ ファイルが復元されました。

復元されたファイルから再度履歴を見直すと復元されたことが明示されています。復元前の版も消されずに残っているので、復元後にふたたびそれ以前の版に戻ることも可能ですね。

変更履歴を削除する

頻繁に変更するようなファイル属性であれば、変更履歴はあっという間に数十と増えていきます。見る必要のない変更履歴を消したくなりますよね。

アレコレメモ
アレコレメモ

変更履歴を消せるのでしょうか。

アンナ
アンナ

答えは、いいえ。変更履歴は消せません。

変更履歴を消すためのインターフェースが用意されていません。

履歴をクリアにしたければ、任意の版を選んで別ファイルへコピーすると言うやり方が考えられます。まっさらでファイルを作り直すので、履歴は綺麗になります。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(バージョン・版からコピーを作成する)

▲ 各バージョン右上のドットマークから「コピーを作成」を選択して任意のファイル名称をつけます。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(バージョン・版からコピーされたファイル、変更履歴がクリアされる)

▲ 新しくファイルを作った後の変更履歴の画面、当然のことながら履歴はクリアになります。

セルの変更履歴

セル単位での変更履歴もトラッキングされています。誰がどんな変更を加えたのかがわかります。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(セルの編集履歴を表示する)

▲ 確認をしたいセルを選んで右クリックから「編集履歴を表示」を選択します。

Googleスプレッドシートの変更履歴・ファイル復元(セルの編集履歴を確認する様子)

▲ 誰がどんな変更を加えたのか、というのがわかります。「復元」という操作はないようで、必要であれば手動で修正するという使い方になります。

条件によっては、変更がわからないことがあります。

  • 行または列の追加、削除
  • セルの形式の変更
  • 数式による変更

スマホやタブレットの場合

iPhone, iPad, Androidでは変更履歴にアクセスできないので、パソコンでスプレッドシートを開きましょう。

まとめ

Googleスプレッドシートのファイルやセルの変更履歴の使い方を投稿しました。

デスクトップアプリに慣れて、クラウドでのファイル編集に不慣れな人にとっては馴染みづらい自動保存かもしれませんが、コツを抑えれば、ローカルのフォルダがファイルだらけにならずにクリーンにすることができます。

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